به گزارش بازار، حسابداری کافی‌شاپ یک فعالیت پیچیده به نظر میرسد، به خصوص اگر طرفدار اعداد و محاسبات نباشید، اما امروزه یک کافه دیگر فقط یک ارائه دهنده خدمات غذا و نوشیدنی نیست، بلکه یک تجارت است و مانند هر کسب و کاری، حسابداری و مدیریت امور مالی یک امر ضروری در کافی‌شاپ است.
وقتی کافی‌شاپ خود را راه‌اندازی می‌کنید، فراموش نکنید که مدیریت مالی خوب برای موفقیت آن مهم است. زیرا شاخص‌های کلیدی عملکرد را با جزئیات بیشتری دنبال می‌کند، از جمله هزینه کالاهای فروخته شده، جریان نقدی و سود خالص و ناخالص تا مطمئن شوید کسب‌وکار شما سودآور و پایدار است.
در این مطلب راهنمای حسابداری کافه آورده شده است که می‌توانید برای مدیریت بهتر امور مالی کافه خود دنبال کنید.
آیا کافی‌شاپ به حسابدار نیاز دارد؟
حسابداران به کافی‌شاپ‌ها کمک می‌کنند تا تصویر مالی بزرگ‌تری از تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی گرفته تا حسابرسی و پیش‌بینی نیازهای آینده را مدیریت کنند. و اطمینان حاصل می‌کنند که یک کسب‌وکار به تعهدات مالی خود عمل می‌کند.
آنها همچنین به شما کمک می‌کنند تا ریسک را به طور موثر برنامه‌ریزی و مدیریت کنید. حسابداران باتجربه همچنین می‌توانند توصیه‌های تجاری ارزشمندی را ارائه دهند، به بهبود کارایی هزینه و اندازه گیری موثرتر عملکرد تجاری و جریان نقدی کمک کنند، که همه برای موفقیت در یک کافه مهم است.
هنگام استخدام یک حسابدار، به دنبال فردی باشید که تجربه تخصصی کار با کافه‌ها را داشته باشد و آماده همکاری طولانی مدت با شما باشد تا نیازها و خواسته‌های شما را به طور کامل درک کند.
آیا کافی‌شاپ به نرم افزار حسابداری نیاز دارد؟
چرا کافه به نرم‌افزار حسابداری نیاز دارند؟ مزایای نرم افزار حسابداری برای یک کافه یا کافی‌شاپ شامل توانایی‌های گزارش‌دهی عمیق و جامع‌تر است که زمان صرف شده برای فرآیندهای مالی دستی و ورود داده‌ها را به شدت کاهش میدهد.
بسیاری از بسته‌های نرم‌افزاری جریان بهتری از اطلاعات را در اختیار حسابدار و شما قرار می‌دهند و امکان تجزیه و تحلیل بهتر داده‌ها را در زمان واقعی فراهم می‌کنند. این امتیازات به این معنی است که می‌توانید زمان بیشتری را صرف بالابردن کیفیت قهوه‌ها، ایجاد منوها و توسعه کسب‌وکار خود کنید.
نرم‌افزارهای پیشرفته همچنین می‌توانند با حساب‌های بانکی، ابزارها و سیستم‌های مدیریت یکپارچه شوند. این می‌تواند تفاوتی اساسی در مدیریت یک کافه به طور یکپارچه و کارآمد ایجاد کند، خطاهای دستی را کاهش و کنترل بیشتری بر روی امور مالی به شما میدهد و خدمات مشتری و فرصت‌های فروش را بهبود می‌بخشد.
یک سیستم حسابداری خوب همچنین اطلاعات معینی را برای پشتیبانی از تصمیمات تجاری سریعتر در اختیار شما قرار میدهد. برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره رایگان در خصوص انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری کافه و کافی‌شاپ می‌توانید به سایت نرم افزار باران مراجعه نمایید.
چگونه هزینه‌های کافی‌شاپ را دسته‌بندی و محاسبه کنید؟
کافی‌شاپ‌ها باید هزینه‌های خود را به دسته‌هایی مشخص تقسیم کنند، که آیا کدام مورد از آنها بیش از حد گران می‌شوند و کدام مورد برای حفظ اهداف سود خالص نیاز به تغییر دارند. برای کافه‌ها دانستن هزینه‌های کالاها و حاشیه سود فروش بسیار حیاتی است، زیرا متوجه می‌شوند که برای کارکرد موفق چقدر باید هزینه کنند.
نحوه طبقه‌بندی هزینه‌های کافی‌شاپ به مدل کسب‌وکار و ترجیحات شما بستگی دارد. اما برای مثال می‌توانید هزینه‌های فروش را به مواد غذایی، مواد نوشیدنی، سایر خرده‌فروشی‌ها، بسته‌بندی و سایر هزینه‌های مستقیم تقسیم کنید.
پرسنل هزینه ثابت اصلی شماست، بنابراین باید زیر مجموعه‌هایی مانند حقوق، بیمه، آموزش و پاداش را در نظر بگیرید.
همچنین باید سایر هزینه‌های ثابت را تحت عنوان اجاره، خدمات آب و برق، خدمات، بیمه، فناوری، تجهیزات اداری و تجهیزات کافی‌شاپ دسته‌بندی کنید.
چگونه سوابق مالی کافی‌شاپ را نگهداری کنید؟
حسابداری می‌تواند نیازهای نگهداری سوابق صاحبان کافه‌ها را با دانش فنی کم یا بدون آن برآورده کند.
طبق قانون همه مشاغل باید تمام هزینه‌ها و معاملات خود را ثبت کنند. از آنجایی که بسیاری از کافه‌ها با حاشیه‌های اندک کار می‌کنند، به هر حال برای درک هزینه‌ها و پیامدهای آن حفظ سوابق حسابداری دقیق ضروری است.
یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای اطمینان از حفظ سوابق خوب، استفاده از یک بسته نرم‌افزار حسابداری است که می‌تواند با حساب بانکی کسب‌وکار شما پیوند داشته باشد، بنابراین سیستم همه تراکنش‌ها، از جمله پرداخت‌ها و دریافت‌ها را شناسایی و ثبت می‌کند.
نکات مهم حسابداری کافی‌شاپ
افتتاح یک کافی‌شاپ تقریبا آرزوی بسیاری از شما است، اما امروزه فقط یک سرآشپز خوب در فضای کافه کافی نیست. برای موفقیت، نه تنها باید بدانید که چه چیزی سرو کنید، بلکه باید بدانید چگونه محصولات را بفروشید و فروش خود را افزایش دهید.
امروز برای موفقیت در فضای کافه به حسابدار نیاز دارید. حداقل باید کمی با بازی اعداد آشنا باشید تا مطمئن شوید که چه چیزی در حال وقوع است. برای اینکه کار را برای شما راحت‌تر کنیم، در اینجا نکاتی برای حسابداری کافه آماده کرده‌ایم که می‌توانید برای مدیریت بهتر امور مالی کافه خود دنبال کنید و بدانید که حسابدار شما چه کاری انجام میدهد و چه کارهایی انجام نمی‌دهد.
۱- درک زبان
برای اینکه بتوانید با موفقیت در حسابداری کافی‌شاپ خود تسلط پیدا کنید، بهترین اقدام یادگیری زبان حسابداری است. واژگانی مانند بدهی، اعتبار، ترازنامه، جریان نقدی که در حال حاضر بی معنی به نظر می رسد، واژگان رایج در حوزه حسابداری هستند که شما به عنوان یک کافه‌دار باید با آنها آشنا باشید.
کسی از شما نمی‌خواهد که خودتان حسابدار شوید، بلکه فقط قوانین و اصطلاحات اولیه را بدانید تا بتوانید به طور کامل بفهمید که چه کاری انجام می‌دهید و حسابدار شما در طول این مدت چه کار می‌کرده است. اگر زبان آنها را درک کنید، می‌توانید بهتر با آنها کار کنید و حسابداری امور مالی روزانه برای شما آسان‌تر می‌شود.
۲- اهمیت دقت
هر میزان پول حتی خیلی کم را با دقت یادداشت کنید تا دقیقا بدانید سود یا هزینه شما چقدر است. تا تجزیه و تحلیل، حساب‌ها، میزان درآمد یا هزینه و مالیات شما به درستی انجام شود. این امر خیلی مهم است زیرا برآورد بیش از حد هزینه‌های شما می‌تواند باعث شود فرصت‌های تجاری خوب را از دست بدهید، در حالی که دست کم گرفتن آنها می‌تواند شما را به سمت یک بحران مالی سوق دهد.
۳- ثبت همه اطلاعات
هزینه‌های کافه و فروش روزانه خود را حساب کنید. آن را به یک عادت تبدیل کنید، به این ترتیب شما ایده بهتری از نحوه اجرای عملیات به دست می‌آورید و به زودی متوجه نکات کلیدی زیادی خواهید شد، مانند روزهای خاص که تعداد مشتری کم است، یا مثلا نوشیدنی، کیک یا غذای خاصی که به فروش نمی‌رسد.
با این اطلاعات، می‌توانید استراتژی کافی‌شاپ خود را بهینه کنید، زیرا می‌توانید به صورت اعداد ببینید چه چیزی کار می‌کند، و چه چیزی نیاز به تغییر دارد.
۴- آگاهی از هزینه‌ها
در مرحله بعد، برای محاسبه موفقیت آمیز امور مالی کافی‌شاپ خود، باید بدانید که هزینه‌های ثابت و در حال اجرا شما چقدر است. هزینه‌های ثابت آنهایی هستند که ثابت می‌مانند. این هزینه‌ها شامل مواردی مانند اجاره، استهلاک تجهیزات، حقوق و غیره می‌شود.
هزینه‌های جاری که بیشتر به عنوان هزینه متغیر شناخته می‌شوند، هزینه‌هایی هستند که تغییر می‌کنند، مانند قبض برق، هزینه غذای دور ریز، قبض آب و غیره. آگاهی از این هزینه‌ها باعث می‌شود که حسابداری آنها برای شما آسان‌تر شود و در نهایت در بلندمدت آنها را کنترل کنید.
۵- اهمیت صورت سود و زیان
نکته بعدی برای حسابداری آسان کافی‌شاپ ایجاد یک صورت سود و زیان است. صورت سود و زیان سندی است که تفکیک هزینه‌ها و درآمدهای شما را برای سهولت درک بیشتر مشخص می‌کند. هر هزینه و درآمدی مانند هزینه‌های نیروی کار، صورتحساب‌ها، فروش و غیره را می‌توان از طریق ایجاد یک سند سود و زیان قابل تنظیم ردیابی کرد. لیست سود و زیان ضروری است، زیرا به صاحب کافه کمک می‌کند تا بینش بهتری نسبت به تجارت پیدا کند.
۶- اعتماد به سیستم حسابداری
روی یک سیستم حسابداری کارآمد و حرفه‌ای در زمینه کافه‌داری سرمایه گذاری کنید که بتواند به شما در حفظ حساب و امور مالی کمک کند. هدف حسابداری فقط دانستن هزینه‌ها و سود نیست، بلکه درک این موضوع است که پول به کجا می‌رود و چه چیزی پول نقد را ایجاد می‌کند تا عملکرد بهتری داشته باشید. سیستم حسابداری با کیفیت تفکیک دقیق این ارقام را در نمودارها یا تجزیه و تحلیل دقیق حساب‌ها را به روشی آسان به شما ارائه میدهد.
۷- مشورت با افراد حرفه‌ای
اگر از کافه‌داران دیگر بپرسید که چگونه حساب و کتاب‌های خود را مشخص کرده‌اند و وضعیت مالی خود را پیگیری می‌کنند، به شما ایده میدهد که چگونه حساب‌های خود را بهتر مدیریت کنید. درخواست مشاوره تنها تصویر واضح‌تری از آنچه ممکن است از دست داده باشید یا حتی بدتر از آن در تمام مدت اشتباه انجام داده اید به شما می دهد.
چالش‌های حسابداری کافی‌شاپ:
۱- پرسنل مناسب و دستمزدها
این روزها یافتن پرسنل و کارکنان خوب بسیار سخت است. مهمترین دلایل تغییر شغل کارکنان کافی‌شاپ، تغییر در نوع شغل، کار متفاوت با آنچه که انتظار داشتند و اختلاف نظر با مدیریت است. کارمندان مورد بررسی عدم آموزش و سرگرمی و حقوق نامناسب را به عنوان دو دلیل بعدی برای ترک کار ذکر کرده‌ند. همین تغییر دائمی کارکنان در روند حسابرسی کافه اختلال ایجاد می‌کند.
مدیریت عملکرد، حقوق و دستمزد خود را در سیستم حسابداری کارامد انجام دهید تا به کاهش خطاها و ناکارآمدی‌هایی که می‌تواند برای شما هزینه داشته باشد و به جذب و حفظ بهترین استعدادها در کافی‌شاپ شما کمک کند.
۲- جریان نقدی
بسیاری از کافی‌شاپ‌ها نمی‌دانند وضعیت جریان نقدی آنها چگونه است. بدیهی است که تعطیلی کافی‌شاپ شما می‌تواند به عوامل مختلفی مرتبط باشد، اما علت اصلی تعطیلی هر کسب و کار کوچکی مشکلات جریان نقدی است. توجه به پول نقد و پرداخت نقدی برای بقای کافی‌شاپ شما ضروری است.
نکات و ترفندهای مفید زیادی برای نظارت بر جریان نقدی کافی‌شاپ وجود دارد، اما نکته کلیدی این است که بر جریان نقدی خود کاملا مسلط باشید. این بدان معناست که حسابدار شما یا خودتان باید جریان نقدی را به طور منظم ارزیابی کنید تا از چالش‌های مالی پیشگیری شود.
۳- هزینه‌های عملیاتی بالا
هدف اصلی هر حسابدار تجاری کمک به شناسایی مناطقی است که هزینه‌ها می‌تواند کاهش یابد. هزینه‌های کافی‌شاپ شامل کارمزد کارت اعتباری، اجاره لباس، هزینه غذا و نیروی کار و هر چیز دیگری است که برای ادامه کار باید بپردازید. یک معیار خوب برای اطمینان از اینکه هزینه‌های شما خارج از کنترل نیست، بررسی هزینه‌های غذا و نیروی کار است که نباید از ۷۰ درصد فروش ناخالص بیشتر شود.
نکته اصلی این است که مطمئن شوید هزینه‌های شما از درآمد کافه شما بیشتر نمی‌شود. یک راه حل خوب حسابداری نه تنها مراقب چنین شاخص‌های سلامت مالی است، بلکه می‌تواند در هر زمان از آنها گزارش تهیه کند.
۴- گزارش‌دهی مدرن
در رابطه با قیمت‌گذاری اقلام، موفقیت یک کافه به شدت به داشتن گزارش‌های دقیق بستگی دارد که مالکان و مدیران از طریق آن تصمیمات مهم می‌گیرند.
مشکل روش‌های گزارش‌دهی سنتی این است که آنها اغلب متفاوت هستند و از ده‌ها منبع مختلف در زمان‌های مختلف استخراج و در قالب‌های مختلف نمایش داده می‌شوند. اما داشتن کنترل در گزارش از طریق نرم افزار حسابداری یکی از مهمترین بخش‌های اداره هر کسب‌وکاری است.
۵- استفاده از تقویم سنتی
اشتباه بزرگی که برخی از صاحبان کافه‌ها مرتکب می‌شوند، استفاده از ماه‌های تقویم برای بررسی و تعادل حساب است. این به چند دلیل مشکل ساز است، یکی از دلایل اصلی این است که در این صنعت به طور معمول شاهد پیک فروش هستیم و بیشترین اوج فروش در آخر هفته‌ها و ایام تعطیل اتفاق می‌افتد.
بنابراین هزینه‌های خرید هر بار با دفعه قبل متغیر است. همچنین پیش بینی‌ها و برنامه یزی سالانه شما ممکن است تحت تأثیر قرار گیرد. به همین دلیل روش استاندارد برای حسابداری کافی شاپ از اهمیت بالایی برخوردار است.
جمع بندی
امیدواریم مطالعه این نکات در خصوص نحوه حسابداری کافی شاپ به شما کمک کرده باشد.
نظر شما