به گزارش بازار، انتخاب بین نرم افزار آماده یا سفارشی یکی از تصمیمات مهم مدیران کسب و کارهاست. تصور کنید دو پیشنهاد روی میز مدیریت قرار دارد؛ یکی برای خرید نرم افزار آماده با امکانات از پیش تعریف شده و دیگری برای طراحی نرم افزار اختصاصی متناسب با نیازها و فرایندهای سازمان شما. اما کدام انتخاب در بلند مدت به صرفه‌تر است؟ پاسخ فقط به قیمت اولیه بستگی ندارد؛ هزینه پشتیبانی، افزودن امکانات و هماهنگی نرم افزار با رشد کسب و کار نیز تعیین‌کننده است. در ادامه، هزینه‌های هر دو گزینه را بررسی می‌کنیم تا بتوانید با دید روشن‌تری تصمیم بگیرید.
نرم افزار آماده یا سفارشی؛ چرا قیمت اولیه معیار خوبی برای انتخاب نیست؟
هر کدام از نرم افزارهای آماده و نرم افزارهای سفارشی دارای ویژگی‌های مختص به خود بوده و به همین دلیل افراد و شرکت‌ها می‌توانند از طریق درک تفاوت بین این دو نوع نرم‌افزار، تصمیم‌گیری بهتری داشته باشند. ممکن است این تصور ایجاد شود که نرم افزار آماده ارزان‌تر است، اما برای مقایسه حتماً باید هزینه‌های چند ساله مربوط به هر دو انتخاب یعنی نرم‌افزار آماده و نوع سفارشی را بررسی نمود. علاوه بر هزینه نرم افزار آماده و سفارشی، باید مواردی مانند خرید و توسعه، پشتیبانی، تغییرات، آموزش، یکپارچه‌سازی، هزینه لایسنس و تعویض نرم‌افزار را نیز در نظر گرفت.
چه زمانی بررسی طراحی نرم افزار اختصاصی توجیه اقتصادی پیدا می‌کند؟
نرم افزار سفارشی به سیستم‌ها، راهکارهای نرم افزاری و اپلیکیشن‌هایی گفته می‌شود که به طور خاص با هدف برطرف کردن نیازهای یک سازمان یا کسب و کار طراحی شده‌اند. زمانی‌که نرم‌افزارهای آماده نمی‌توانند نیازهای مجموعه را به طور کامل پوشش دهند، کسب و کار مجبور به پرداخت هزینه برای سفارشی‌سازی، اتصال سیستم‌ها یا انجام دستی فرایندها خواهد شد. در این حالت‌ها طراحی نرم افزار اختصاصی می‌تواند به این وضعیت پایان دهد. به بیان دیگر، شرایط کسب و کار، هزینه در طول زمان، تطبیق با فرایند کار و... از جمله مواردی هستند که در انتخاب بین دو نوع نرم افزار اختصاصی یا آماده نقش دارند.
طراحی نرم افزار اختصاصی، به عنوان یک نرم افزار سفارشی برای سازمان‌ها و کسب و کارها، با توجه به نیاز مشتریان انجام شده و انعطاف پذیری بیشتری برای کاربران دارد.
هزینه واقعی نرم‌افزار آماده چطور محاسبه می‌شود؟
برای اینکه بتوان هزینه واقعی نرم افزار آماده را محاسبه کرد باید به موارد مهم از جمله هزینه کل مالکیت توجه داشت. منظور از هزینه کل مالکیت TCO، یک ارزیابی جامع از نظر مالی است که در آن، کل مخارج مستقیم و پنهان یک دارایی سنجیده خواهند شد.
بنابراین، برای محاسبه هزینه کل مالکیت یک نرم افزار آماده باید تمام هزینه‌های آن را از زمان احساس نیاز و سفارش گذاری تا لحظه خروج ارزیابی نمود. بدین ترتیب که علاوه بر قیمت خرید یا اشتراک نرم افزار باید هزینه استقرار، سفارشی سازی، پشتیبانی، تمدید و لایسنس را نیز در نظر داشت.
همچنین، هزینه افزایش کاربران، اتصال به سیستم‌های دیگر، توسعه قابلیت‌های جدید و زیرساخت نیز باید به این لیست هزینه‌ها اضافه شوند. حتی هزینه مهاجرت در آینده نیز باید در زمان تهیه نرم افزار آماده محاسبه شود.
چه زمانی نرم افزار آماده واقعا هزینه کمتری دارد؟
برای پاسخ به این سوال باید نیاز مستقیم مدیر مورد توجه قرار بگیرد. در این حالت پرسش‌های زیر مطرح می‌شوند که هر کدام سناریوهای جداگانه‌ای را مطرح می‌کنند.
آیا فرایندهای کسب و کار شما استاندارد هستند؟
اگر کسب و کار شما دارای نیازهای استاندارد بوده و نرم‌افزار آماده می‌تواند بخش عمده این نیازها را پوشش دهد، توسعه از صفر یک نرم‌افزار می‌تواند باعث ایجاد هزینه غیر ضروری شود.
آیا راه اندازی سریع برای شما اولویت دارد؟
برای برخی کسب و کارها زمان توسعه نیز نوعی هزینه برای انتخاب نرم افزار آماده یا اختصاصی محسوب می‌شود. اگر بودجه اولیه محدودی دارید و نیاز دارید تا همین امروز نرم افزار شما راه بیفتد، استفاده از نرم‌افزار آماده می‌تواند هزینه کمتری داشته باشد. به بیان دیگر، اگر مجموعه باید سریعا وارد عملیات شود، استفاده از محصول آماده با مزایای اقتصادی بیشتری همراه خواهد بود.
آیا هنوز نیازهای کسب و کار تثبیت نشده‌اند؟
برخی مجموعه‌ها دارای فرایند کاری استاندارد نبوده و مدل کسب و کار آنها به طور مرتب تغییر می‌کند. در این حالت ممکن است استفاده از یک پروژه بزرگ اختصاصی زود هنگام بوده و یک شروع منطقی نباشد.
چه زمانی نرم افزار آماده از چیزی که تصور می‌کردیم گران‌تر می‌شود؟
نرم‌افزار آماده شامل قابلیت‌هایی است که فروشنده در زمان تولید، تصمیم به ساخت آن داشته است. بنابراین، اگر به دلیل فرایند خاص کسب و کارتان، به مواردی مانند فرایند قیمت گذاری عجیب یا زنجیره تایید چند مرحله‌ای نیاز باشد، باید منتظر ویژگی‌های بعدی سازنده نرم‌افزار بمانید یا کار خود را با نرم‌افزار فعلی تطبیق دهید.
اگر برای هر تغییر مجبور به پرداخت هزینه باشیم چه؟
برخی اوقات برای هر تغییر در کسب و کار نیاز به هزینه سفارشی سازی و توسعه امکانات خارج از محصول خواهید داشت. همچنین، گاهی اوقات نیز به گزارش‌ها، خودکارسازی خاص یا داشبورد خاصی نیاز است که در محصولات آماده وجود نداشته و باید به صورت جداگانه بررسی شوند.
افزایش تعداد کاربران چقدر هزینه ایجاد می‌کند؟
نرم‌افزارهای آماده اغلب با مدل‌های لایسنس مختلف و هزینه اشتراک ارائه می‌شوند. در ابتدا ممکن است هزینه اولیه نرم‌افزار آماده کمتر از اختصاصی باشد، اما اشتراک ماهانه آن همیشگی بوده و در بلند مدت هزینه بیشتری به همراه خواهد داشت و انتخاب نرم افزار آماده یا سفارشی را دشوارتر می‌کند. از طرفی، زمانی‌که نیاز کسب و کار شما فراتر از حد سیستم آماده می‌رود و یا سازمان رشد کرده و تعداد کارکنان افزایش پیدا می‌کند، نرم‌افزار آماده نمی‌تواند پاسخگوی نیازهای مجموعه باشد.
اتصال چند نرم افزار به یکدیگر چقدر هزینه دارد؟
اتصال چند نرم‌افزار به یکدیگر و یکپارچه‌سازی در یک کسب و کار هزینه جداگانه‌ای دارد. به عنوان مثال، اغلب سازمان‌ها به اتصال برنامه‌های کاربردی مانند CRM، نرم افزار انبارداری، نرم‌افزار حسابداری، ERP، فروش و منابع انسانی نیاز دارند. این فرایند در نرم‌افزار آماده با چالش‌های مختلفی نیز همراه است.
کارهای دستی کارکنان هم جزو هزینه نرم‌افزار هستند؟
ناکارآمدی کارکنان و انجام کارها به صورت دستی نیز جزو هزینه نرم افزارآماده محسوب می‌شوند. اگر کارکنان مجبور باشند در زمان استفاده از نرم‌افزار، اطلاعات را بین چند سیستم جابجا کرده، یا به دلیل محدودیت نرم‌افزار، فرایندها را به صورت دستی انجام دهند، بهره‌وری کاهش پیدا کرده و زمان مصرف شده نیز بخشی از هزینه مربوط به انتخاب نرم‌افزار محسوب می‌شود.
اگر کسب و کار رشد کند، کدام انتخاب هزینه کمتری خواهد داشت؟
در زمان انتخاب بین نرم‌افزار سفارشی و آماده باید هزینه رشد مجموعه نیز بررسی شود. افزایش تعداد کاربران و ایجاد فرایندهای جدید، افزایش حجم تراکنش‌ها و اضافه شدن شعب یا واحدها که در اثر رشد کسب و کار ایجاد می‌شوند، روی انتخاب موثر هستند. نیاز به گزارش‌های اختصاصی و اتصال سرویس‌های جدید در زمان رشد کسب و کار باعث می‌شوند تا نرم‌افزار آماده پاسخگوی نیازها نباشد.
به بیان دیگر، مدیران پیش از انتخاب نرم‌افزار مناسب باید به هزینه رشد نیز توجه داشته و از بین نرم افزار آماده یا سفارشی، گزینه منطقی‌تر را انتخاب کنند.
تاثیر وابستگی به شرکت ارائه دهنده بر هزینه‌های نرم افزار
وابستگی به شرکت ارائه دهنده نرم‌افزار نیز می‌تواند به افزایش هزینه‌ها منجر شود. این حالت، نقطه ورود به مفهوم Vendor Lock-in است. بدین معنی که کسب و کار به یک تامین‌کننده یا محصول وابستگی پیدا کند و تغییر آن از نظر مالی و فنی یا عملیاتی پر هزینه و دشوار باشد.
در این زمان ممکن است هزینه و ریسک خروج به اندازه‌ای بالا برود که تغییر Vendor به یک تصمیم دشوار تبدیل شود. پس از چند سال استفاده از نرم‌افزار آماده، تنها یک نرم‌افزار وجود نداشته و در واقع، مجموعه‌ای از فرآیندها، داده‌ها، کاربران، دانش سازمانی و سفارشی سازی‌ها وجود دارند که به نرم‌افزار وابسته‌اند. بنابراین، مدیر نباید تنها هزینه ورود به یک نرم‌افزار را در نظر بگیرد و قبل از خرید باید هزینه خروج از آن را نیز بررسی کند.
-
اگر قیمت لایسنس افزایش پیدا کند چه؟ افزایش قیمت لایسنس به عنوان وابستگی قیمتی در نظر گرفته می‌شود و آزادی عمل را کاهش می‌دهد.
-
اگر قابلیت مورد نیاز ما توسعه داده نشود چه؟ در این حالت کسب و کار وابستگی فنی به شرکت ارائه‌کننده خواهد داشت. زیرا ممکن است قابلیت‌هایی در نسخه‌های جدید ارائه شود که برای کسب و کار فعلی قابل استفاده نباشد.
-
اگر بخواهیم اطلاعاتمان را به نرم‌افزار دیگری منتقل کنیم چه؟ یک کسب و کار ممکن است از نظر داده نیز به شرکت ارائه‌کننده نرم‌افزار وابستگی داشته باشد. در اینجا مسئله فقط خروج داده نیست، سوال مهم‌تر این است که آیا داده‌های استخراج شده قابلیت استفاده در یک سیستم دیگر را دارند؟ در صورتی‌که داده‌ها به صورت ناقص یا در قالب اختصاصی و بدون متا دیتای مناسب ارائه شده باشند، انتقال داده‌ها دشوار خواهد بود.
تعویض نرم افزار چقدر برای یک سازمان هزینه دارد؟
اغلب برای عوض کردن یک نرم افزار آماده یا سفارشی باید هزینه‌های متعددی پرداخت شود که به آنها هزینه‌های تغییر یا Migration / Switching Cost گفته می‌شود. هزینه‌های تغییر فقط مالی نبوده و شامل هزینه زمانی، هزینه روانی و هزینه تلاش نیز خواهند بود.
به عنوان مثال، هزینه‌های مربوط به تعویض نرم‌افزار در یک سازمان علاوه بر استخراج داده، پاکسازی و انتقال اطلاعات، شامل آموزش مجدد کارکنان، اتصال دوباره سرویس‌ها، اجرای موازی دو سیستم و اختلال احتمالی در عملیات خواهد بود. بنابراین، یک کسب و کار برای تغییر نرم‌افزار، علاوه بر هزینه مستقیم باید زمانی را برای یادگیری یا انتقال صرف کند. همچنین، کارکنان باید به یک برنامه جدید عادت کرده و برای یادگیری آن تلاش کنند.
هزینه‌های بلند مدت توسعه و نگهداری نرم افزار اختصاصی
نرم افزارهای اختصاصی که با توجه به نیاز کسب و کار شما توسعه یافته‌اند، انعطاف پذیری بیشتری داشته و برای اهداف خاص یا بلند مدت بهترین گزینه هستند. اما انتخاب نرم‌افزار اختصاصی نیز با هزینه‌هایی همراه است.
برای توسعه نرم افزار اختصاصی ابتدا باید تحلیل نیازها انجام شود. پس از بررسی نیازها، مرحله طراحی و توسعه آغاز می‌شود. پس از توسعه، نیاز به تست نرم‌افزار خواهد بود. در ضمن، برای استفاده از نرم افزار باید زیرساخت مناسب در اختیار داشت. بنابراین، هزینه‌هایی مانند هزینه زیرساخت نیز باید به هزینه طراحی نرم افزار اختصاصی اضافه شود.
همچنین، این نرم افزار پس از تولید به پشتیبانی نیاز دارد که ممکن است با هزینه‌هایی همراه باشد. ضمنا، نرم‌افزار اختصاصی برای نگهداری و توسعه قابلیت‌های آینده به هزینه نیاز دارد. اگر نرم افزار آماده می‌تواند بخش عمده‌ای از نیازهای سازمان را جوابگو باشد، ساخت امکانات مشابه از ابتدا توجیه اقتصادی نخواهد داشت و انتخاب بین نرم افزار آماده یا سفارشی آسان‌تر خواهد بود.
آیا می‌توان همزمان از نرم افزار آماده و اختصاصی استفاده کرد؟
امکان استفاده ترکیبی از نرم افزار آماده و اختصاصی وجود دارد. بنابراین، کسب و کارها ملزم به ساخت سیستم از صفر نیستند. به عنوان مثال، می‌توان از محصولات آماده برای بخش‌های حسابداری و منابع انسانی استفاده کرد. اما، بخش‌های اختصاصی برای فرآیندهای مختص مدل کسب و کار و عملیات آنها توسعه داده شوند. در جدول زیر نشان داده شده است که کدام گزینه هماهنگی بیشتری با کسب و کار شما دارد.
| نرم افزار سفارشی |
نرم افزار آماده |
نیاز کسب وکار |
| ممکن است هزینه غیرضروری ایجاد کند |
معمولا مناسب |
نیازهای استاندارد |
| سرمایه اولیه بیشتری می‌خواهد |
مزیت دارد |
بودجه اولیه محدود |
| نیازمند زمان توسعه است |
مزیت دارد |
راه اندازی سریع |
| قابل طراحی براساس فرایند |
ممکن است محدود شود |
فرایندهای اختصاصی |
| قابل توسعه |
وابسته به امکانات محصول |
تغییرات مکرر |
| می‌تواند در طراحی دیده شود |
باید قابلیت محصول بررسی شود |
یکپارچگی پیچیده |
| هزینه مقیاس پذیری باید برآورد شود |
مدل قیمت‌گذاری باید بررسی شود |
رشد تعداد کاربران |
| بیشتر |
محدودتر |
کنترل توسعه |
| به قرارداد و مالکیت پروژه بستگی دارد |
معمولا بیشتر |
وابستگی به Vendor |
چطور هزینه ۳ تا ۵ ساله هر دو گزینه را قبل از تصمیم محاسبه کنیم؟
برای این محاسبه باید هزینه کل مالکیت (TCO) هر دو نوع نرم افزار به همراه هزینه‌های مستقیم و پنهان محاسبه شوند. بنابراین، علاوه بر هزینه اولیه باید هزینه‌های پنهان از جمله هزینه استقرار، سفارشی‌سازی، لایسنس، ایجاد زیرساخت، آموزش و پشتیبانی، توسعه، هزینه ناکارآمدی و هزینه احتمالی مهاجرت نیز در نظر گرفته شود. به عبارتی، برای اینکه مدیر بتواند هزینه ۳ الی ۵ ساله هر دو گزینه یعنی نرم افزار آماده یا سفارشی را محاسبه کند، باید دو سناریو جداگانه را در نظر بگیرد.
برای نرم‌افزار آماده باید هزینه خرید و اشتراک، استقرار، هزینه تمدید، هزینه مربوط به کاربران، سفارشی‌سازی، اتصال به سیستم‌ها، هزینه پشتیبانی و مهاجرت احتمالی در نظر گرفته شوند.
برای نرم‌افزار سفارشی نیز به محاسبه هزینه تحلیل نیازها، طراحی، توسعه نرم‌افزار، تست، ایجاد زیرساخت، پشتیبانی، هزینه نگهداری و توسعه‌های آینده نیاز است. در نهایت، هزینه‌های محاسبه شده باید برای یک افق زمانی مشخص محاسبه و مقایسه شوند. این نوع مقایسه نرم افزار آماده و سفارشی می‌تواند چشم‌انداز مناسبی برای انتخاب بهترین گزینه باشد.
انتخاب درست از شناخت نیازهای کسب و کار شروع می شود
مقایسه نرم افزار آماده و سیستم اختصاصی تنها از طریق قیمت خرید معیار مناسبی برای انتخاب نخواهد بود. نرم‌افزار آماده به دلیل شروع سریع‌تر و هزینه اولیه پایین‌تر، انتخاب مناسبی برای کسب و کارهایی است که فرایندهای استاندارد دارند. اما با رشد کسب و کار، افزایش هزینه‌های ناشی از محدودیت نرم افزار آماده، دوباره‌کاری‌ها یا استفاده از چند سیستم مختلف باعث می‌شوند تا طراحی نرم افزار اختصاصی گزینه بهتری باشد. بهترین تصمیم زمانی اتخاذ خواهد شد که مدیر ابتدا فرایندها را مشخص کرده و هزینه کل هر کدام از راهکارها را در یک بازه چند ساله محاسبه نماید.
سوالات متداول نرم افزار سفارشی یا آماده
۱. نرم افزار آماده ارزان‌تر است یا نرم‌افزار سفارشی؟
نرم‌افزار آماده اغلب دارای هزینه اولیه پایین‌تری است، اما برای مقایسه واقعی باید هزینه‌های چند ساله و TCO برای هر دو نرم‌افزار آماده و سفارشی محاسبه شوند.
۲. طراحی نرم افزار اختصاصی برای چه کسب و کارهایی مناسب است؟
نرم افزار اختصاصی برای کسب و کارهایی مناسب است که دارای فرایندها یا نیازهای خاص هستند یا باید به حفظ امکان توسعه و تغییر سیستم بپردازند. همچنین، مجموعه‌هایی که محصولات آماده نمی‌تواند بخش مهمی از نیازهای آنها را پوشش دهد باید از نرم‌افزار اختصاصی استفاده کنند. در نهایت، انتخاب نهایی بین نرم افزار آماده یا سفارشی به میزان پیچیدگی پروژه و هزینه بستگی دارد.
۳. هزینه‌های پنهان نرم افزار آماده چیست؟
از جمله هزینه‌های پنهان نرم افزار آماده می‌توان به لایسنس، هزینه تمدید، افزایش تعداد کاربران، هزینه سفارشی‌سازی و آموزش، یکپارچه سازی، پشتیبانی و مهاجرت اشاره کرد که در زمان انتخاب نوع نرم افزار باید مورد بررسی قرار بگیرند.
۴. هزینه طراحی نرم افزار سفارشی به چه عواملی بستگی دارد؟
هزینه طراحی برای نرم‌افزارهای اختصاصی به پیچیدگی پروژه، قابلیت یکپارچگی آن با سیستم‌های دیگر، تعداد قابلیت‌ها، زیرساخت، میزان امنیت، مدت توسعه و نیازهای قابل پشتیبانی بستگی دارد.
۵. آیا نرم افزار اختصاصی هزینه نگهداری دارد؟
بله. توسعه اختصاصی نرم‌افزار دارای هزینه‌های مربوط به آینده بوده و مواردی مانند نگهداری، زیرساخت، توسعه قابلیت‌های جدید و رفع خطا در TCO محاسبه می‌شوند.
۶. برای کسب و کارهای متوسط و بزرگ نرم افزار آماده بهتر است یا اختصاصی؟
انتخاب نرم‌افزار به پیچیدگی فرایندهای سازمان، تعداد کاربران، نیاز مجموعه به یکپارچه‌سازی و برنامه رشد کسب و کار بستگی دارد. اگر سازمانی دارای فرایندهای اختصاصی، حجم بالای عملیات، نیاز مستمر به توسعه قابلیت‌های جدید و چندین سیستم متصل دارد، نرم‌افزار اختصاصی می‌تواند اهمیت بیشتری داشته باشد. همچنین، در این شرایط باید هزینه کل هر دو گزینه در بازه زمانی چند ساله مقایسه شده و تنها به هزینه اولیه خرید یا توسعه اتکا نشود.
۷. از کجا بفهمیم زمان مهاجرت از نرم افزار آماده به نرم‌افزار اختصاصی رسیده است؟
زمانی‌که هزینه سفارشی‌سازی افزایش پیدا می‌کند یا کارهای دستی زیاد شده و علاوه بر آن، دشواری یکپارچه‌سازی و عدم پاسخگویی سیستم به رشد کسب و کار وجود دارد، زمان مهاجرت به نرم افزار اختصاصی رسیده است. همچنین، محدودیت در توسعه نیز از جمله نشانه‌های نیاز به استفاده از نرم افزار اختصاصی است.
نظر شما