به گزارش بازار، در اغلب کسب و کارها، هر تماس تلفنی مساوی است با دریچه‌ای به سوی یک فرصت جدید فروش. تصور کنید مشتری‌ای که مدتی به دنبال خدمات یا محصولات شما بوده تا برای مشکلش جوابی پیدا کند، با اشتیاق شماره تلفن کسب‌وکارتان را می‌گیرد، اما به جای شنیدن صدای یک پاسخ‌گوی حرفه‌ای، با بوق اشغال، پیام «مشترک مورد نظر در دسترس نیست» یا حتی بدتر، عدم پاسخ‌گویی مواجه می‌شود.
در این لحظه فقط یک تماس از دست نرفته است، بلکه به معنای از دست دادن یک مشتری احتمالی، کاهش اعتماد به برند و حتی لطمه به تصویر برند شما باشد. در این مقاله، بررسی می‌کنیم چرا و چه زمانی عدم پاسخ‌گویی به تماسها در کسب‌وکارها به معنای از دست دادن مشتری و اعتبار است. در انتها، راه‌حلی مدرن و کاربردی برای پیشگیری از دست رفتن تماسها معرفی می‌کنیم.
چرا کسب و کارها نباید هیچ تماسی را از دست بدهند؟
ارتباط تلفنی از مهم‌ترین راه‌های ارتباطی کسب‌وکارها و مشتریان است. تماس‌های تلفنی ممکن است برای کسب اطلاعات، ثبت سفارش، حل مشکلات یا حتی ثبت بازخورد و شکایت باشد. اما زمانی که تماسی بدون جواب می‌ماند یا درست مدیریت نمی‌شود، نتایج منفی مختلفی ممکن است داشته باشد، که از جمله می‌توان به پیامدهای زیر اشاره کرد.
از دست رفتن فرصت‌های فروش
فرض کنید یک رستوران محلی در ساعات شلوغ روز چندین تماس برای رزرو میز یا سفارش غذا دریافت می‌کند. اگر همه کارکنان مشغول باشند و فرد مشخصی برای پاسخ‌گویی تلفنی موظف نشده باشد و در نهایت تماس بدون پاسخ بماند، مشتریان ممکن است به سراغ رقیب بروند. حتی ممکن است مشتریان این ذهنیت برایشان شکل بگیرد که این رستوران، هیچوقت دردسترس نیست پس در سایر مواقع به عنوان گزینه مناسب به ذهن مشتری نمی‌آیند. به همین دلیل است که گاهی حتی یک تماس از دست رفته می‌تواند به معنای از دست دادن درآمدی قابل‌توجه باشد.
کاهش رضایت مشتری
جواب ندادن تلفن، در برخی کسب و کارها نارضایتی زیادی به همراه دارد، به‌ویژه اگر تلفن راه اصلی ارتباطی اعلام شده باشد. به‌عنوان مثال، در کسب‌وکارهایی مانند کلینیک‌های پزشکی یا خدمات مشاوره‌ای، مشتریان انتظار دارند که تماس‌هایشان به سرعت پاسخ داده شود. اگر بیماری که به دنبال نوبت فوری است، یا نیاز دارد سوال اورژانسی را با پزشک مطرح کند، موفق به تماس با کلینیک نشود، نه‌تنها اعتمادش را به آن مرکز از دست می‌دهد، بلکه احتمالاً به سراغ مرکز دیگری خواهد رفت.
اثرگذاری منفی بر تصویر برند
فرض کنید یک شرکت نرم‌افزاری دارید که پشتیبانی تلفنی نیز ارائه می‌دهد. اگر مشتریان در زمان نیاز به پشتیبانی نتوانند با شما ارتباط برقرار کنند، تصویر حرفه‌ای شما خدشه‌دار می‌شود و ممکن است در شبکه‌های اجتماعی یا جمع دوستانشان تجربه منفی خود را به اشتراک بگذارند.
افزایش هزینه جذب مشتری
جذب مشتری جدید اغلب هزینه‌ای چند برابر هزینه حفظ مشتری برای سازمان دارد. وقتی مشتری به دلیل عدم جواب‌گویی به تماسش از شما دور می‌شود، باید هزینه و زمان بیشتری صرف کنید تا مشتری جدیدی پیدا کنید.
به‌عنوان مثال، یک شرکت فروش آنلاین لوازم خانگی، در روزهای جشنواره تخفیف ویژه مانند بلک‌فرایدی با حجم بالایی از تماسها مواجه می‌شود. به دلیل کمبود نیروی انسانی یا نداشتن یک سیستم مدیریت تماس، بسیاری از تماسها بی‌پاسخ می‌مانند. نتیجه چه خواهد بود؟ مشتریان ناراضی به سراغ رقبا می‌روند و شرکت فقط فروش آن روز را از دست نمی‌دهد، بلکه شهرت خود را نیز در معرض خطر قرار داده است.
تلفن ابری چیست و چرا راه‌حل مناسبی است؟
حالا که اهمیت پاسخ‌گویی به تماس‌های تلفنی شفاف شد، سؤال اصلی این است که: چطور می‌توان مطمئن بود که هیچ تماسی بدون جواب نمی‌ماند؟
جواب این سوال در دستِ تلفن ابری است. تلفن ابری یک سیستم تلفنی بر بستر اینترنت ابری است که به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد بدون استفاده از سخت‌افزار یا نرم افزار گران‌قیمت و زیرساخت‌های پیچیده، تماس‌های تلفنی را حرفه‌ای مدیریت کنند.
مزایای استفاده از تلفن ابری برای کسب‌وکارها
استفاده از تلفن برای کسب و کارها یک نیاز است و برای آن دسته از کسب و کارها که فروش آنها با تلفن انجام می‌شود یا مشتریان از طریق تلفن، سفارش‌های خود را پیگیری می‌کنند یا پشتیبانی حجم بالایی از تماس تلفنی را پاسخ می‌دهد، یک نیاز ضرورری است. در ادامه به مزیت‌هایی که تلفن ابری برای کسب و کارها دارد می‌پردازیم و بیان می‌کنیم چطور تلفن ابری مانع از دست رفتن تماسها می‌شود.
مدیریت حرفه‌ای تماسها و از دست نرفتن آنها
تلفن ابری با داشتن ویژگی‌هایی مانند تعریف صف تماس، پیام آغازین شخصی‌سازی شده و صندوق صوتی تماس‌های ورودی را در هر ساعتی از شبانه‌روز دریافت می‌کند و به بخش مربوطه هدایت می‌کند یا در ساعات غیر اداری آن را به صندوق صوتی هدایت می‌کند. یعنی با تلفن ابری تماس‌های مربوط به فروش به تیم فروش و تماس‌های پشتیبانی به تیم فنی و پشتیبانی هدایت شوند.
انعطاف‌پذیری لازم برای تیم‌های دورکار
بعد از کرونا، همچنان بسیاری از تیم‌ها دورکار یا هیبریدی فعالیت دارند و اعضای تیم در مکان‌های مختلف کار می‌کنند. تلفن ابری امکان مدیریت تماسها را از هرجای ایران فراهم می‌کند، چون به فضای فیزیکی وابستگی ندارد.
کاهش هزینه‌های کسب و کار
با عدم نیاز تلفن ابری به تجهیزات فیزیکی و حتی دفتر کار، هزینه‌های نگهداری و راه‌اندازی کاهش می‌یابد، بنابراین می‌توانید بودجه باقیمانده را صرف توسعه کسب‌وکار کنید.
به‌عنوان مثال، یک آژانس مسافرتی کوچک که در زمان تعطیلات با حجم بالای تماس‌های تلفنی مواجه است. با استفاده از تلفن ابری، این آژانس می‌تواند تماسها را به‌صورت خودکار به اپراتورهای مختلف هدایت کند، پیام‌های صوتی مشتریان را ذخیره کند و حتی در ساعات غیرکاری، اطلاع‌رسانی‌های لازم را به مشتریان ارائه دهد. نتیجه این رویکرد چیست؟ مشتریان راضی‌تر، فروش بیشتر و تیمی که تحت فشار کمتری قرار دارد.
امکانات تلفن ابری برای کسب و کارها
تلفن ابری در واقع تمامی امکاناتی که تلفن‌های سانترال برای شرکت‌ها به ارمغان می‌آورند را دارد و علاوه بر آن امکانات پیشرفته زیادی نیز دارد. که مهم‌ترین این امکانات عبارت هستند از:
- بدون محدودیت هر تعداد همکار به تلفن ابری اضافه کنید و برای هر کدام شماره داخلی تعریف کنید.
- تماسها را به‌صورت رایگان به شماره تلفن ثابت یا همراه دیگری ارسال کنید.
- پیام خوش‌آمدگویی تلفن را شخصی‌سازی کنید.
- منوهای تودرتو تعریف کنید.
- برای صندوق صوتی پیام خوش‌آمدگویی اختصاصی انتخاب کنید.
- تمامی مکالمات ورودی و خروجی را ضبط کنید و سپس بشنوید.
- انواع فایل را به صورت فکس اینترنتی ارسال یا دریافت کنید.
با تلفن ابری «دفتر شما» هیچ تماسی بدون پاسخ نمی‌ماند
اگر به دنبال یک راه‌حل مطمئن و کارآمد برای مدیریت تماس‌های کسب‌وکارتان هستید، تلفن ابری دفتر شما یکی از بهترین گزینه‌ها است. این شرکت دانش‌بنیان از سال ۱۳۹۲ در زمینه ارائه خدمات دفتر کار مجازی و مدیریت تماس‌های تلفنی فعال است و تجربه همکاری با هزاران کسب‌وکار ایرانی را دارد، به همین دلیل سرویسی متناسب با نیاز کسب و کارهای ایرانی ارائه می‌کند.
سرویس تلفن ابری دفتر شما در کمتر از ۵ دقیقه راه‌اندازی می‌شود، شما می‌توانید خط تلفن ثابت تهران با سرشماره دلخواه خود را از سایت دفترشما انتخاب کنید و سرویس را روی آن فعال کنید. این سرعت در راه‌اندازی به‌ویژه برای استارتاپ‌ها و کسب‌وکارهای کوچک بسیار کاربردی و مناسب است.
تلفن ابری دفتر شما، به طور منظم به‌روزرسانی می‌شود و با استفاده از جدیدترین فناوری‌ها و حتی هوش مصنوعی امکانات بیشتری در اختیار مشترکین قرار می‌دهد. از مهم‌ترین امکانات این سرویس به موارد زیر می‌توان اشاره کرد:
- انتخاب خط تلفن ثابت تهران با سرشماره ۲، ۷ و ۹؛
- خرید خط تلفن رند و خط ۵ و ۶ رقمی؛
- یکپارچگی تلفن ابری با CRM یا هر ابزارهای دیگر؛
- افزودن نامحدود همکار و تعریف داخلی برای هرکدام؛
- شخصی‌سازی پیام آغازین با ربات یا صدای خود مشتری؛
- انتقال تماس رایگان به تلفن ثابت و همراه؛
- نظرسنجی از مشتری در پایان تماس؛
- ضبط تماس‌های ورودی و خروجی؛
- تماس ورودی و خروجی نامحدود و همزمان؛
- تبدیل خودکار صوت تماس به متن توسط هوش مصنوعی؛
- تنظیم صف و اولویت پاسخ‌گویی؛
- شخصی‌سازی صندوق صوتی؛
- گزارش جامع تماسها؛
- سنجش عملکرد همکاران؛
- امکان ۱۵ روز استفاده رایگان.
برای استفاده از تلفن ابری «دفتر شما»، به وب‌سایت آن به آدرس daftareshoma.com مراجعه کنید. ثبت نام‌کنید و شماره اختصاصی خود را انتخاب کنید و سرویس تلفن ابری را روی خط فعال کنید.
دفتر شما با ارائه مجموعه‌ای کامل از راه‌حل‌های ارتباطی شامل تلفن گویا، منشی مجازی، فکس اینترنتی و مرکز تلفن voip، به هزاران کسب‌وکار و استارتاپ خدمت‌رسانی می‌کند. این شرکت با درک نیاز مدیران به مدیریت مؤثر و به‌روز، امکانات و قابلیت‌های بیشتری را به طور مداوم معرفی کرده و با ارائه گزارش‌های دقیق آنلاین و پیامکی، فرآیند مدیریت را سریع‌تر و حرفه‌ای‌تر کرده است.
در بازار پررقابت، گرفتن سهم بازار با چالش و مشکل بیشتری روبرو است و در این میان از دست دادن حتی یک تماس می‌تواند به معنای از دست دادن یک مشتری و فرصت‌های بی‌شمار باشد. تلفن ابری به‌عنوان یک راه‌حل مدرن، نه‌تنها به شما کمک می‌کند تا تماس‌هایتان را به‌صورت حرفه‌ای مدیریت کنید و تماسی از دست ندهید، بلکه با کاهش هزینه‌ها و افزایش انعطاف‌پذیری به رشد کسب‌وکارتان کمک می‌کند. تلفن ابری «دفتر شما» با امکانات متنوع، راه‌اندازی سریع و پشتیبانی قوی، گزینه‌ای ایده‌آل برای کسب‌وکارهایی است که می‌خواهند هیچ تماسی را از دست ندهند و رضایت مشتریان خود را به حداکثر برسانند.
نظر شما