مدیریت داده‌های اصلی با ظرفیت کدینگ؛ الزام اساسی سازمان‌ها و کسب‌وکارها در فضای نوین

به گزارش بازار، عباس محجوب، کارشناس مرکز شماره گذاری کالا و خدمات نوشت: ۱- امروزه سازمان‌ها و کسب‌وکارها تلاش روز افزونی برای چابک‌تر شدن در محیط فعالیت خود دارند تا بتوانند پاسخگوی تغییرات ناشی از نیازمندی‌های پیرامونی، در سریع‌ترین زمان و به بهترین روش ممکن باشند. آن چه در این روند نقشی کلیدی دارد، مدیریت منابع مورد استفاده است. یکی از اصلی‌ترین منابعی که باید مدیریت شود، انواع داده‌هایی است که سازمان‌ها و کسب‌وکارها با آن روبرو هستند. برجسته‌ترین داده‌ها می‌توان به داده‌های مرتبط با محصولات، مشتریان، تأمین‌کنندگان، نهاده‌های تولیدی، بازارها، حساب‌های مالی، نیروی انسانی اشاره کرد. این نوع اطلاعات با عنوان داده‌های اصلی نامیده می‌شوند و مدیریت آنها نقش اساسی و محوری در اجرای فرایندها و فعالیت‌ها دارند.

۲- در بسیاری از سازمان‌ها و کسب‌وکارها، داده‌های اصلی در سیستم‌هایی که با یکدیگر هم‌پوشانی دارند نگهداری می‌شوند و در عمدتاً بی‌کیفیت هستند و سازمان‌ها اغلب روش مدون و سازمان‌یافته‌ای برای مدیریت یکپارچه داده‌های اصلی خود ندارند. ضمن آنکه قدیمی‌بودن سیستم‌های اطلاعاتی و عدم به‌روزرسانی فنی آن‌ها، می‌تواند مشکلاتی به‌مراتب پیچیده‌تری را در مدیریت داده‌های اصلی برای سازمان‌ها و کسب‌وکارها ایجاد نماید. هرچند شرکت‌های معتبر ارائه‌دهنده بسته‌های نرم‌افزاری (برنامه‌ریزی منابع سازمان) همچون شرکت SAP و Oracle، دارای قابلیتی مستقل در خصوص مدیریت داده‌های اصلی هستند؛ هیچ‌کدام از شرکت‌های معتبر توسعه‌دهنده نرم‌افزارهای جامع سازمانی در ایران به‌طورکلی به موضوع مدیریت داده‌های اصلی نپرداخته‌اند. این در حالی است که داده‌های اصلی در هر دو فضای عملیاتی و تحلیلی واجد اهمیت بسیاری هستند.

۳- مشکلات ناشی از عدم مدیریت داده‌های اصلی که متوجه سازمان‌ها و کسب‌وکار می‌شود در برخی از موارد از مشکلات فنی هم مهم‌تر است. این امر نیازمند یک منبع یکتای داده‌های اصلی است که سه قابلیت مهم را فراهم می‌آورد: ۱) وجود یک منبع معتبر از داده‌های اصلی، ۲) قابلیت استفاده از داده‌های اصلی با یک روش قابل‌اعتماد و ۳) قابلیت غنی‌سازی و مدیریت داده‌های اصلی برای تطبیق با نیازهای در حال تغییر سازمان و کسب‌وکار. استفاده از روش‌ها و استانداردهای کدگذاری سازمان GS۱ و بهره‌گیری از آنها که از توانمندی‌های خاص مرکز شماره‌گذاری کالا و خدمات ایران به‌شمار می‌رود این قابلیت را دارد که تا حد زیادی این محدودیت‌ها را از میان بردارد.

۴- با شکل‌گیری منبع یکتای داده‌های اصلی این امکان وجود خواهد داشت تا مجموعه‌ای از خدمات پیرامون این داده‌های اصلی ایجاد شود و اجازه می‌دهد داده‌ها به‌صورت یکپارچه در فرآیندهای سازمانی و کسب‌وکاری برای تحلیل‌های مختلف مورد استفاده قرار گیرد. سه قابلیت مورد اشاره در بند قبل، یک بنیان نیرومند برای اجرای مؤثرتر فعالیت‌های سازمان‌ها و کسب‌وکارها فراهم می‌آورد.

نکات کلیدی:
۱- مدیریت داده‌های اصلی باید در حالت ایده‌آل به استقرار حکمرانی داده‌ها در سازمان‌ها منتهی شود که شامل چرخه معماری داده، توسعه داده، عملیات پایگاه داده، امنیت داده، مرجع و داده‌ اصلی، انباره داده، سند و محتوا، فراداده و کیفیت داده است. ارتقاء حکمرانی داده‌ها در قالب این چرخه نیازمند دسترسی به داده‌های با کیفیت بالاتر است.

۲- افزایش ضریب نفوذ فناوری اطلاعات در سالیان اخیر، حجم داده‌های ذخیره شده را به‌شدت افزایش داده و مدیریت داده‌ها را با مخاطرات بیشتری روبرو کرده است. به‌کارگیری روش‌های استاندارد و بهینه در مدیریت داده، این مخاطرات را کاهش و ضمن مدیریت دوگانگی‌های اطلاعات و رفع موارد تکراری، بهره‌وری و کارایی سازمان‌ها و کسب‌وکارها را تا حد زیادی بهبود می‌دهد.

۳- از منظر استاندارد ISO۸۰۰۰، داده‌ها به دودسته اصلی و تراکنشی تقسیم می‌شود و پنج ویژگی کلیدی دارند: ۱) قابلیت انتقال (ایجاد امکان استفاده از داده‌ها در برنامه‌های کاربردی)، ‌ ۲) برآوردن الزامات (تحقق سطح خاصی از کیفیت داده‌ای)، ۳) منشأ (منبع داده‌ها)، ‌ ۴) صحت (انطباق با واقعیت)، ۵) کامل بودن (در دسترس بودن تمامی اجزای داده‌ها) است. مدیریت داده‌های اصلی با استفاده از این استانداردهای یادشده می‌تواند بسترساز تولید، پردازش و بهره‌گیری از داده‌های باکیفیت بالا برای تحقق اهداف سازمان‌ها و کسب‌وکارها باشد.

۴- طیف گسترده‌ای از روش‌هایی وجود دارند که می‌توان سیستم‌های مدیریت داده‌های اصلی را باتوجه‌به نیازها و اهداف سازمان‌ها و کسب‌وکارها مستقر کند. چهار شیوه‌ پیاده‌سازی مدیریت داده‌های اصلی عبارت‌اند از ۱- تلفیقی، ۲- ثبتی (رجیستری)، ۳- ترکیبی (هماهنگ) و ۴- تراکنشی.

۵- استقرار روش‌های مدیریت داده‌های اصلی در حالی مطرح است که عمده نرم‌افزارهای سازمانی تولید شده و مورد استفاده در ایران در این حوزه، فاقد بخش تخصصی برای مدیریت داده‌های اصلی هستند. این در صورتی است که برای ارتقاء خروجی‌ها و بهبود کیفیت عملکرد سازمان‌ها و کسب‌وکارها اطلاعات مهمی همچون داده¬های اصلی تأمین‌کنندگان؛ داده‌های اصلی مشتریان؛ داده‌های اصلی مواد؛ داده‌های اصلی خدمات، رویه‌ها یا فرایندها؛ داده‌های اصلی دارایی¬های ثابت یا اموال؛ داده‌های اصلی مکان‌ها؛ داده‌های اصلی منابع انسانی و ... مورد نیاز است.

۶- هدف اصلی کدینگ و استفاده از کدگذاری در مدیریت داده‌های اصلی در واقع شناسایی داده‌های مهمی است که برای سازمان‌ها و کسب‌وکارها دارای اهمیت فراوان هستند. در این زمینه سازمان GS۱ سیستم کدینگ استانداردی را ارائه می‌دهد که به‌وسیلة آن اقلام مختلف دارای شناسه‌ای یکتا در سراسر جهان می‌شوند. شناسه یکتای آن قلم در سیستم شناسایی GS۱، «شمارة جهانی قلم تجاری» یا GTIN نامیده می‌شود که می‌تواند در دو سطح «اقلام تولیدی و کدینگ برون‌سازمانی- داده‌های عرضه شده به زنجیره تامین» و «اقلام تدارکاتی و کدینگ درون سازمانی – تقاضا شده از زنجیره تامین» تولید و مورد استفاده قرار گیرد. بدیهی است که استفاده از استانداردهای این سازمان به بهبود کیفیت داده‌های اصلی مورد استفاده در سطوح مختلف فعالیت سازمان‌ها و کسب‌وکارها کمک شایان توجهی می‌کند.

نکته پایانی آنکه، مدیریت داده‌های اصلی در کشور با تاکید بر کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری و ایجاد زمینه برای استقرار حکمرانی داده‌ها، ارتباط مستقیم و تنگاتنگی با داشتن داده‌های اصلی باکیفیت دارد که در این زمینه استفاده از کدگذاری‌های استاندارد و مورد قبول در سطح جهانی کمک قابل توجهی می‌کند. فرصت در اختیار داشتن مرکز شماره‌گذاری کالا و خدمات ایران این امکان را به سازمان‌ها و کسب‌وکارها می‌دهد که با بهره‌گیری از نظام‌های کدگذاری یکتا و جهانی، داده‌های با کیفیت بالاتر را در اختیار داشته باشند. لذا، سیاست‌گذاری برای توسعه کدینگ یکی از مهمترین زمینه‌هایی است که باید مورد توجه جدی‌تری در حوزه‌های سیاست‌گذاری قرار گیرد.