شاهین راز؛ بازار: گاهی یک مسئول آن‌قدر درگیر کارهای روزمره و امور جاری می‌شود که فرصت نمی‌کند از خودش بپرسد: «من اینجا هستم که فقط امور را بچرخانم یا قرار است چیزی را تغییر بدهم؟»
جلسه پشت جلسه، نامه پشت نامه، گزارش، بازدید، دستور، پیگیری و برگزاری نشست‌های متعدد؛ روز به پایان می‌رسد و فردا دوباره همان مسیر از نقطه‌ای که متوقف شده بود، ادامه پیدا می‌کند. در چنین شرایطی ممکن است حجم فعالیت‌ها زیاد باشد، اما یک سؤال ساده می‌تواند تمام این شلوغی را به چالش بکشد: چه چیزی واقعاً بهتر شده است؟
روزمرگی از جایی آغاز می‌شود که «درگیر بودن» را با «اثرگذار بودن» اشتباه بگیریم. ممکن است یک مدیر ساعت‌های زیادی در محل کار حضور داشته باشد، ده‌ها جلسه برگزار کند، تعداد زیادی نامه را بررسی و دستورهای متعددی صادر کند، اما اگر مسئله اصلی همچنان پابرجا باشد، فرآیند ناکارآمد همچنان ادامه پیدا کند و همان گره هر چند وقت یک‌بار دوباره روی میز مدیر قرار بگیرد، باید در شیوه مدیریت و تصمیم‌گیری تأمل کرد.
مدیریت فقط به معنای اداره امور جاری نیست؛ بخشی از وظیفه مدیر، شناسایی ریشه مشکلات و اصلاح سازوکارهایی است که باعث تکرار آنها می‌شوند.
یک تجربه مدیریتی را می‌توان بارها مشاهده کرد؛ مشکلی برای چندمین بار مطرح می‌شود، واکنش نیز سریع است؛ دستور صادر می‌شود، مسئول مربوطه پیگیری می‌کند، جلسه‌ای برگزار می‌شود و در نهایت پرونده برای مدتی بسته می‌شود. اما اگر همان موضوع دوباره بازگردد، دیگر نمی‌توان آن را صرفاً یک «مورد» دانست. تکرار یک مشکل، نشانه آن است که بخشی از سیستم، فرآیند یا تصمیم‌گیری نیازمند اصلاح است.
اینجاست که مدیریت باید یک گام از واکنش‌های روزمره فاصله بگیرد و به جای پرسش «حالا چه کاری انجام دهیم؟» ابتدا بپرسد: «چرا این مشکل دوباره تکرار شد؟»
مدیر اثرگذار الزاماً کسی نیست که همه مشکلات را شخصاً حل کند. اتفاقاً یکی از نشانه‌های مدیریت اثربخش آن است که مدیر بتواند سازوکاری ایجاد کند تا مسائل، برای حل شدن بارها و بارها به میز او بازنگردند.
اگر یک امضای ساده همیشه به حضور مدیر وابسته است، اگر یک فرآیند اداری هر ماه با همان مشکل مواجه می‌شود، اگر یک مطالبه چندین بار در جلسات مطرح می‌شود اما نتیجه مشخصی ندارد، شاید مسئله فقط کمبود پیگیری نباشد؛ شاید ساختار و روش انجام کار نیازمند بازنگری است.
مدیری که فقط مسائل را از روی میز خود عبور می‌دهد، ممکن است در ظاهر بسیار پرمشغله باشد؛ اما مدیری که ریشه مسئله را اصلاح می‌کند، حتی اگر تعداد جلسات و دستورهای روزانه‌اش کمتر باشد، اثر ماندگارتری بر جای می‌گذارد.
برای فاصله گرفتن از روزمرگی نیز همیشه لازم نیست سراغ طرح‌های بزرگ و تصمیم‌های پرهزینه برویم. گاهی چهار سؤال ساده در پایان هر هفته می‌تواند تصویر روشنی از میزان اثربخشی یک مدیر ارائه دهد:
این هفته چه مسئله‌ای را واقعاً حل کردم؟ چه کاری را ساده‌تر، سریع‌تر یا کم‌هزینه‌تر کردم؟ کدام تصمیم معطل‌مانده را جلو بردم؟ و مهم‌تر از همه، چه تغییری ایجاد کردم که حتی بدون حضور من نیز ادامه خواهد داشت؟
اگر پاسخ این پرسش‌ها در پایان هر هفته تقریباً یکسان است، شاید زمان آن رسیده باشد که به جای «بیشتر کار کردن»، درباره «روش کار کردن» تجدیدنظر کنیم.
البته مدیریت امور جاری و پاسخگویی به مسائل روزمره، بخش جدایی‌ناپذیر مسئولیت هر مدیر است. مسئله از جایی آغاز می‌شود که امور جاری تمام ظرفیت مدیریتی را مصرف کند و فرصتی برای برنامه‌ریزی، اصلاح فرآیندها، آینده‌نگری و ایجاد تغییر باقی نماند.
یک مدیر نباید صرفاً آتش‌نشان دائمی مجموعه خود باشد؛ اگر تمام وقت مدیریت صرف خاموش کردن آتش‌هایی شود که هر روز دوباره شعله‌ور می‌شوند، فرصتی برای ساختن یک سیستم پیشگیرانه باقی نمی‌ماند.
کارنامه یک مسئول را تعداد جلسه‌ها، نامه‌ها، بازدیدها، تماس‌ها و دستورهای اداری نمی‌سازد. اینها بخشی از فعالیت مدیریتی هستند، اما معیار نهایی را باید در نتایج جست‌وجو کرد.
کارنامه واقعی مدیریت در مسئله‌هایی دیده می‌شود که دیگر تکرار نمی‌شوند؛ در فرآیندهایی که اصلاح می‌شوند؛ در تصمیم‌هایی که از مرحله حرف و جلسه عبور می‌کنند؛ در فرصت‌هایی که برای مجموعه ایجاد می‌شوند و در تغییراتی که پس از پایان مسئولیت یک مدیر نیز باقی می‌مانند.
مدیریت اثرگذار، الزاماً با کار بیشتر تعریف نمی‌شود؛ گاهی با تصمیم درست، اصلاح یک فرآیند و حذف یک مانع، می‌توان نتیجه‌ای ایجاد کرد که ده‌ها جلسه قادر به ایجاد آن نیست.
شاید مهم‌ترین تفاوت همین باشد:
مدیریت روزمره، امروز را می‌گذراند؛ مدیریت اثرگذار، فردا را بهتر می‌کند.
و شاید بد نباشد هر مدیری، گاهی در میان تمام جلسات و گزارش‌ها، چند دقیقه‌ای از خود بپرسد: اگر امروز نباشم، چه چیزی در این مجموعه به دلیل تصمیم‌ها و اصلاحات من بهتر از گذشته ادامه پیدا خواهد کرد؟
پاسخ به همین سؤال می‌تواند مرز میان «مشغول بودن» و «اثرگذار بودن» را روشن کند.
نظر شما