به گزارش بازار، شروع کار یک شرکت پخش معمولاً با تعداد محدودی راننده، ویزیتور و مشتری همراه است. در روزهای ابتدایی، مدیر مجموعه ممکن است بتواند با تماسهای تلفنی، پیامرسانها یا چند فایل اکسل ساده بخش زیادی از فعالیتها را مدیریت کند؛ ویزیتور موجودی میگیرد، سفارش ثبت میشود، انبار کالا را آماده میکند و حسابوکتابها هم در بازههای مشخص جمعبندی میشوند.
اما این شیوه مدیریت معمولاً تا زمانی جواب میدهد که حجم عملیات پایین باشد. با افزایش تعداد مشتریان، تنوع سبد کالا، تعداد سفارشها و مسیرهای توزیع، هماهنگ نگه داشتن بخشهای مختلف دشوارتر میشود. در این مرحله، روشهای دستی میتوانند باعث افزایش خطا، دوبارهکاری و کند شدن فرآیندهای روزانه شوند.
بسیاری از شرکتهای پخش در مسیر توسعه با چالشهای مشابهی روبهرو میشوند. شناخت این چالشها و ایجاد یک ساختار منظم برای مدیریت آنها میتواند از بخشی از هزینههای پنهان رشد جلوگیری کند.
۱. سردرگمی در ثبت سفارش و هماهنگی فروش گرم و سرد
وقتی تعداد فاکتورهای روزانه افزایش پیدا میکند، ثبت سفارش از طریق کاغذ، تماس تلفنی یا پیامهای پراکنده دیگر به سادگی گذشته نیست.
در صنعت پخش معمولاً با دو مدل اصلی فروش روبهرو هستیم:
فروش سرد: ویزیتور ابتدا سفارش مشتری را ثبت میکند و کالا پس از آمادهسازی از انبار برای مشتری ارسال میشود.
فروش گرم: کالا همراه تیم فروش یا توزیع است و فروش و تحویل در همان مراجعه انجام میشود.
اگر اطلاعات سفارش، موجودی و توزیع در سیستمهای جداگانه ثبت شوند، احتمال بروز مشکل افزایش پیدا میکند. در فروش سرد ممکن است سفارش دیر به انبار برسد یا اولویت بارگیری بهدرستی مشخص نشود. در فروش گرم نیز تیم فروش باید به اطلاعات بهروز درباره موجودی، قیمت، تخفیف و شرایط مشتری دسترسی داشته باشد.
نتیجه این ناهماهنگی میتواند ارسال اشتباه کالا، تأخیر در تحویل، برگشت بار و کاهش رضایت مشتری باشد.
۲. کنترل عملکرد ویزیتورها و محاسبه پورسانت
ویزیتورها ارتباط مستقیم شرکت پخش با بازار هستند، اما با بزرگتر شدن تیم فروش، ارزیابی عملکرد آنها هم دشوارتر میشود.
مدیر فروش معمولاً با سوالهایی مانند این موارد مواجه است:
- آیا ویزیتور طبق مسیر تعیینشده به مشتریان مراجعه کرده است؟
- فروش هر ویزیتور در مناطق مختلف چقدر بوده است؟
- وضعیت مشتریانی که هر ویزیتور مدیریت میکند چگونه است؟
- پورسانت بر اساس فروش، سود یا وصول چگونه باید محاسبه شود؟
محاسبه دستی پورسانتهای پلکانی یا پورسانتهایی که بر اساس چند معیار تعیین میشوند، هم زمانبر است و هم احتمال اختلاف را افزایش میدهد.
دسترسی به اطلاعات مشتری، سوابق خرید، وضعیت مطالبات و گزارش عملکرد ویزیتورها میتواند این فرآیند را شفافتر کند و تصمیمگیری مدیران را سادهتر کند.
۳. ناهماهنگی انبار و فروش؛ سفارشی که امکان تحویل ندارد
یکی از مشکلات رایج در شرکتهای پخش، ثبت سفارش برای کالایی است که موجودی کافی ندارد.
ممکن است ویزیتور سفارش مشتری را ثبت کند و زمان تحویل مشخص شود، اما هنگام آمادهسازی بار مشخص شود موجودی واقعی انبار پاسخگوی سفارش نیست. در چنین شرایطی، سفارش باید تغییر کند، بخشی از کالا حذف شود یا تحویل به زمان دیگری موکول شود.
تکرار این اتفاق علاوه بر ایجاد هزینه عملیاتی، اعتماد مشتری به شرکت پخش را هم تحت تأثیر قرار میدهد.
استفاده از نرم افزار پخش مویرگی میتواند به یکپارچه شدن اطلاعات سفارشگیری، فروش، موجودی و توزیع کمک کند. زمانی که تیم فروش هنگام ثبت سفارش به اطلاعات دقیقتری از کالا و وضعیت مشتری دسترسی داشته باشد، احتمال خطا در فرآیند فروش و ارسال کاهش پیدا میکند.
۴. خواب سرمایه و تأخیر در وصول مطالبات
فروش بالا بهتنهایی به معنی وضعیت مالی مناسب نیست. برای شرکت پخش مهم است که چه مقدار از فروش انجامشده در زمان مناسب به نقدینگی تبدیل میشود.
در بسیاری از معاملات پخش، بخشی از فروش بهصورت اعتباری یا چکی انجام میشود. با افزایش تعداد مشتریان، پیگیری سررسیدها، مانده حسابها و مطالبات معوق هم پیچیدهتر خواهد شد.
تسویه حساب روزانه تیم توزیع نیز اهمیت زیادی دارد. ممکن است بخشی از یک فاکتور نقدی، بخشی از طریق کارت و بخش دیگری با چک تسویه شده باشد. اگر این اطلاعات بهصورت منظم با واحد مالی هماهنگ نشوند، پیدا کردن اختلافها در پایان ماه دشوار خواهد بود.
به همین دلیل، داشتن اطلاعات دقیق و بهروز از وضعیت مالی مشتریان، میزان فروش، دریافتها و مطالبات، به مدیران کمک میکند کنترل بیشتری روی جریان نقدینگی مجموعه داشته باشند.
۵. حفظ مشتریان و مدیریت ارتباط با بازار
در شرکتهای پخش، رشد فقط به جذب مشتری جدید محدود نمیشود. حفظ مشتریان فعلی و شناخت بهتر رفتار خرید آنها نیز اهمیت زیادی دارد.
با افزایش تعداد مشتریان، اطلاعاتی مانند سابقه خرید، کالاهای پرمصرف، میزان سفارش و وضعیت همکاری با هر مشتری ارزش بیشتری پیدا میکند.
اگر این اطلاعات پراکنده باشند، تیم فروش نمیتواند ارتباط هدفمند و مستمری با مشتریان داشته باشد. ممکن است فرصت فروش مجدد از دست برود یا نیازهای مشتری بهموقع شناسایی نشود.
دسترسی به سوابق خرید و اطلاعات مشتریان کمک میکند ویزیتورها و مدیران فروش شناخت دقیقتری از بازار داشته باشند و برنامهریزی بهتری برای حفظ مشتریان و افزایش فروش انجام دهند.
تصمیمگیری بر اساس داده، نه حدس و گمان
عبور از چالشهای عملیاتی فقط به معنی سریعتر شدن فعالیتهای روزانه نیست. با رشد شرکت، مدیران برای تصمیمگیریهای مهم به اطلاعات دقیقتر و گزارشهای قابل اتکا نیاز دارند.
در یک شرکت پخش، دادههای فروش، موجودی، مشتریان، مسیرهای توزیع و وضعیت مالی باید به شکلی یکپارچه در دسترس مدیران باشد تا بتوانند تصویر واضحتری از وضعیت واقعی کسبوکار خود داشته باشند.
بررسی این اطلاعات به مدیران کمک میکند تا:
- کالاهای پرفروش و سودآور را بهتر شناسایی کنند.
- عملکرد مناطق فروش و مسیرهای توزیع را دقیقتر ارزیابی کنند.
- رفتار خرید مشتریان را بهتر بشناسند و برنامهریزی فروش بهتری داشته باشند.
- میزان سرمایه درگیر در موجودی و مطالبات را کنترل کنند.
زمانی که اطلاعات فروش، انبار، توزیع و امور مالی در فایلها و سیستمهای مختلف پراکنده باشند، تهیه چنین تصویری دشوار است. استفاده از راهکارهای یکپارچه مانند نرم افزار حسابداری پارسیک میتواند به کسبوکارها کمک کند اطلاعات مالی خود را منظمتر مدیریت کنند و با دسترسی بهتر به گزارشهای مالی، تصمیمهای دقیقتری بر اساس دادههای واقعی بگیرند.
رشد شرکت پخش فقط به فروش بیشتر محدود نمیشود
افزایش فروش بدون اصلاح فرآیندهای داخلی میتواند مشکلات قبلی را در مقیاس بزرگتری تکرار کند. سیستمی که برای یک شرکت کوچک مناسب بوده، لزوماً پاسخگوی مجموعهای با چندین مسیر فروش، تعداد زیادی ویزیتور و حجم بالای سفارش نیست.
به همین دلیل، شرکتهای در حال رشد باید علاوه بر توسعه بازار، به زیرساخت مدیریت عملیات خود نیز توجه کنند. هماهنگی سفارشگیری، فروش، انبار، توزیع، وصول و حسابداری میتواند بخشی از دوبارهکاریها را کاهش دهد و دید دقیقتری از وضعیت واقعی کسبوکار در اختیار مدیر قرار دهد.
انتخاب راهکار مناسب نیز باید بر اساس نیاز واقعی هر شرکت انجام شود؛ تعداد ویزیتورها، مدل پخش گرم یا سرد، تعداد انبارها، شیوه محاسبه پورسانت، سیاستهای اعتباری و حجم عملیات از جمله عواملی هستند که در این تصمیم نقش دارند.
مدیرانی که به دنبال راهکارهای تخصصی برای مدیریت فروش، توزیع و فرآیندهای مالی کسبوکار خود هستند، میتوانند با مراجعه به وبسایت پارسیک حساب، اطلاعات بیشتری درباره راهکارهای نرمافزاری این مجموعه کسب کنند و متناسب با نیاز خود، گزینه مناسب را بررسی کنند.
نظر شما