اگر از حسابداری خود غفلت کنید چه اتفاقی می افتد؟

به گزارش بازار، حسابداری یکی از ساده ترین کارهایی است که می توان آن را به تعویق انداخت.  انتخاب حسابدار با تجربه یا نرم افزار حسابداری خوب از همه چیز واجب تر است. بهترین نرم افزار های ایران سپیدار سیستم ، هلو و پارسیان هستند.

برای بسیاری از کارآفرینان، این موضوع خسته کننده، درک آن دشوار و زمان بر است . 

وسوسه انگیز است که آن را به انبوه "نگرانی در مورد بعد" خود اضافه کنید، اما اگر از حسابداری خود غافل شوید، فقط مشکلات بیشتری برای خود ایجاد خواهید کرد.

گزارش‌های مالی دقیق به شما کمک می‌کند تا ببینید همه بخش‌های کسب‌وکارتان چگونه عمل می‌کنند. آنها به شما کمک می کنند تا فرصت هایی را برای رسیدگی به مشکلات و ناکارآمدی ها پیدا کنید. بدون آنها، مثل این است که تجارت خود را با چشمان بسته هدایت کنید.

متأسفانه، تعداد بیشماری از صاحبان مشاغل دقیقاً این کار را انجام می دهند. آنها سعی می کنند تمام اعداد و ارقام خود را در ذهن خود نگه دارند، اما معمولاً برای آنها وقت و استرس غیرضروری هزینه می کند.

۱- نمی توانید هوشمندانه تصمیم بگیرید

بزرگ‌ترین مشکلی که اگر حساب‌ها را تطبیق ندهید و گزارش‌های لازم را تهیه نکنید، کمبود اطلاعات عمومی است. بدون اطلاعات صحیح، نمی توانید تصمیمات هوشمندانه ای برای راه اندازی و رشد کسب و کار خود بگیرید.

به عنوان مثال، قبل از اینکه کارمند دیگری را استخدام کنید ، مهم است که اطمینان حاصل کنید که واقعاً می توانید هزینه های آن را بپردازید. اگر پیش‌بینی جریان نقدی ندارید ، مطمئناً نمی‌دانید که آیا برای استخدام امن هستید یا خیر. شما ریسک استخدام فردی را دارید که بر جریان نقدی شما فشار وارد می کند.

این امر به ویژه برای مشاغلی که پیمانکاران را برای پروژه های فردی یا مدیریت حساب های خاص استخدام می کنند صادق است. شما باید هزینه هر پروژه یا هر حساب را بدانید تا بتوانید افرادی را برای انجام کار بدون از دست دادن پول استخدام کنید.

همین مشکل در مورد خرید/اجاره ابزار و سرمایه گذاری نقدی در بازاریابی نیز صدق می کند. بدون تصویری دقیق از وضعیت مالی خود، نمی توان تشخیص داد که در حال رشد هستید یا مشکلات بیشتری ایجاد می کنید.

نقل قول از نرم افزار حسابداری بامداد:

«شما حسابدار نیستید . به عنوان صاحب یک کسب و کار، زمان شما پول شما است. استخدام کردن یک حسابدار برای شما زمان می‌خرد تا بر روی کسب و کارتان تمرکز کنید. یک حساب سرانگشتی مفید این است که نرخ ساعت کار خود را با هزینه یک حسابدار مقایسه کنید.  اگر بهای شما ۱۰۰ دلار در ساعت است ، و دستمزد نرخ ثابت حسابدارتان ۱۰۰ دلار در ماه است، این ۱۰۰ دلار بخوبی خرج می‌شود چون بعید است بتوانید کار مشکل حسابداری ماهیانه‌ تان را در یک ساعت کامل کنید.»

اگر در نقطه ای هستید که زمان گسترش آن فرا رسیده است ، اطلاعات مالی ضعیف یا فقدان آن رشد را سخت تر و بیشتر از آنچه که باید در معرض خطر قرار می دهد. فاکتورهای پرداخت نشده به معنای پول نقد کمتر برای سرمایه گذاری در تاکتیک های رشد است. جریان نقدی نامشخص شما را مجبور می کند محافظه کارانه تر از آنچه نیاز دارید رفتار کنید.

۲- شما پول را از دست خواهید داد

شکی نیست که اگر از حسابداری خود غافل شوید، پول خود را از دست خواهید داد، خواه کسب و کار در حال حاضر خوب باشد یا بد. اگر نمی‌دانید پولتان از کجا می‌آید و به کجا می‌رود، بخشی از آن به جایی نشت می‌کند .

اگر شما مانند بسیاری از کسب و کارها هستید، مشتریان و مشتریان شما برای پرداخت درب خانه شما را نمی شکنند. بنابراین نمی‌دانید چه کسی به شما پول بدهکار است و چه زمانی سررسید است مگر اینکه مطالبات خود را پیگیری کنید.

برخی از مشتریان تا زمانی که کاملا مجبور نباشند پولی پرداخت نمی کنند. سایر مشتریان به سادگی نمی دانند که باید پرداخت کنند زیرا هرگز فاکتوری دریافت نکرده اند. در هر صورت، نداشتن سوابق مناسب به معنای درآمد کمتر برای شماست. همچنین این امکان را ایجاد می‌کند که پرداخت‌ها یا بدهی‌ها را به مشتریان یا فروشندگان اشتباه اختصاص دهید، که مشکلاتی را در رابطه ایجاد می‌کند.

هزینه های شما یکی دیگر از زمینه هایی است که در صورت غفلت از حسابداری به راحتی می توانید پول خود را از دست بدهید. کنترل هزینه ها بدون اطلاعات به روز غیرممکن است.

به عنوان مثال، تصور کنید که چند بار در سال گزارش ایجاد کنید. ماه‌ها طول می‌کشد تا متوجه شوید برای چیزی که ضروری نیست (مثل یک ابزار نرم‌افزاری که هر ماه بی‌سروصدا یک اشتراک از شما دریافت می‌کند) هزینه می‌پردازید.

اگر به هیچ وجه گزارش ایجاد نکنید، برای چیزهای غیرضروری هزینه می‌کنید تا زمانی که یک روز در صورت‌حساب کارت اعتباری متوجه آن‌ها شوید.

نشت آهسته مانند آن می تواند کسب و کارها را بکشد. ممکن است فکر نکنید که ۵ میلیون در ماه یک معامله بزرگ است، اما به مرور زمان افزایش می یابد به خصوص اگر چندین نشت داشته باشید و رشد شما را مختل می کند.

۳- شما خطاهای حقوق و دستمزد خواهید داشت

حقوق و دستمزد شایسته دسته بندی خاص خود است زیرا بسیار جدی است.

کارکنان شما خط مقدم کسب و کار شما هستند. بدون آنها، شما نمی توانید کار کنید، بنابراین آنها مستحق دریافت اولین و به موقع هر دوره پرداخت هستند. شما می توانید در هر بازه زمانی که دوست دارید پرداخت کنید، اما باید به برنامه پایبند باشید.

حسابداری خوب تضمین می کند که مزایای پرداختی کارکنان شما (مرخصی، کمک های بازنشستگی و غیره) در هر دوره به درستی ردیابی و توزیع می شود. اگر حقوق و دستمزد را از نزدیک مدیریت نمی کنید، می توانید: 

• مجبور به پرداخت عجله به کارکنان، هزینه های گران قیمت است.

• به کارمندانی که ممکن است بیش از حد را گزارش ندهند، اضافه حقوق بپردازید.

• ناتوانی در جمع آوری یا بیش از جمع آوری مالیات.

• نتوانید به خودتان پول بدهید تا دیگران پول بگیرند.

ناگفته نماند، اشتباهات حقوق و دستمزد بر روابط شما با تیم تأثیر می گذارد. اگر آنها نتوانند به یک چک حقوقی معمولی وابسته باشند، دیری نمی‌گذرد که شروع به جستجوی کار در جای دیگری می‌کنند. اگر آنها به اشتباهات شما مشکوک شوند، این احتمال وجود دارد که بتوانند با گرفتن منابع، مواد یا زمان، از راه های دیگری جبران خسارت کنند.

علاوه بر این، عدم پرداخت مالیات حقوق و دستمزد مناسب به دولت می تواند منجر به جریمه، حساب های بانکی تزیین شده و حتی زندان شود. در ایران ، بدهی حقوق و دستمزد یکی از معدود بدهی‌هایی است - همراه با وام‌های دانشجویی که در صورت اعلام ورشکستگی قابل بخشش نیست. 

۴- شما نمی توانید پول جمع آوری کنید

در برخی مواقع ممکن است بخواهید از بانک کمک مالی دریافت کنید ، خواه وام یکباره یا خط اعتباری. اما بدون سوابق خوب، بانک ها به شما اعتماد نخواهند کرد.

بانک‌ها اساساً از سوابق شما برای تعیین اینکه آیا به شما اعتبار می‌دهند یا خیر استفاده می‌کنند (به همین دلیل است که معرفی نادرست خود به بانک جرم است). سوابق ضعیف یا غایب از دو جهت به شما آسیب می رساند:

1. بانک نمی تواند تصمیم بگیرد زیرا شما نمی توانید داده هایی را برای ارزیابی به آنها بدهید.

2. از آنجایی که شما سوابق را نگه نمی دارید، بانک فرض می کند که شما از نظر پول بد هستید.

اگر برای ایجاد فرصت یا رفع اشتباه به تامین مالی سریع نیاز دارید، این مشکلات حتی بیشتر می شوند . اگر فوراً بدون اسناد و مدارک خوب پول بخواهید که نشان دهد می‌توانید آن را پس بدهید، بانک‌ها می‌خندند.

حتی اگر بتوانید بانکی را متقاعد کنید که به شما اعتبار بدهد، شرایط ضعیف خواهد بود. پرداخت ها و نرخ بهره شما بالاتر از آنچه استحقاق آن را دارید خواهد بود. بعلاوه، حسابداری ضعیف این احتمال را ایجاد می کند که دیر پرداخت کنید یا به طور کامل پرداخت را از دست بدهید.

ممکن است فکر کنید، "این در مورد من صدق نمی کند. من بدهی نمی گیرم.» ممکن است از اعتبار استفاده نکنید، اما ممکن است روزی مانند ما سرمایه‌گذار را قبول کنید .

افزایش سرمایه یک فرآیند پیچیده است . آن سرمایه‌گذار می‌خواهد تمام داده‌های مالی شما را که مربوط به سال‌ها قبل است ، قبل از تصمیم‌گیری ببیند. اگر نتوانید کتاب های مدیریت شده را به آنها نشان دهید، مطمئناً سرمایه گذاری نخواهند کرد.

۵- ممکن است جریمه ها و جریمه های مالیاتی را متحمل شوید 

حسابدار شما کار زیادی با او در فصل مالیاتی نخواهد داشت، اگر اطلاعات مالی یکساله را نداشته باشید که به او بدهید.

تهیه مالیات بدون گزارش امکان پذیر است، اما زمان بر است و حسابدار شما حق بیمه ای برای آن دریافت می کند. برخی از حسابداران صراحتاً از کار با مشتریانی که ظاهراً سوابق مناسبی را نگهداری نمی کنند، امتناع می کنند.

علاوه بر این، سوابق ضعیف به میزان زیادی خطر اشتباهات مالیاتی شما را افزایش می دهد. ممکن است هزینه های خود را کم یا زیاد گزارش کنید. اگر مرد مالیاتی با ارقام شما موافق نباشد، ممکن است مجبور شوید جریمه و بهره بپردازید. همچنین این امکان وجود دارد که مالیات بیشتری از آنچه باید پرداخت کنید.

به عنوان مثال، ممکن است مجبور شوید برای تمیز کردن کتاب‌های خود قبل از پایان مهلت مالیاتی تلاش کنید تا از هزینه‌های تأخیر ثبت نام جلوگیری کنید. این همچنین می تواند به معنای هزینه های اضافی به حسابدار و حسابدار شما باشد تا به پاکسازی فوری در آخرین لحظه کمک کند. علاوه بر این، اگر در تلاش برای تکمیل کتاب‌های خود هستید، ممکن است زمانی برای تطبیق حساب‌های خود نداشته باشید. این می تواند منجر به ارائه اعداد اشتباه درآمد و سود در فرم های مالیاتی شما شود.