به گزارش بازار، در عصر پرشتاب تکنولوژی، افزایش بهره‌وری و دقت در مدیریت منابع انسانی در هر سازمانی امری حیاتی بشمار می‌ورد. دستگاه‌های حضور و غیاب به عنوان قلب تپنده در هر سازمانی ریتم حضور و غیاب پرسنل نظارت می‌کنند. سیستم‌های کنترل تردد علاوه بر ثبت و مدیریت ورود و خروج پرسنل، با ارائه گزارش‌های جامع و کاربردی امکان افزایش حداکثری بهروری را در سازمان‌ها فراهم می‌کند.
استفاده هوشمندانه از دستگاه حضور و غیاب، علاوه بر افزایش بهروری و کاهش هزینه‌های سازمان، در افزایش شفافیت و عدالت سازمانی نیز موثر است. دقت بالا در ثبت اطلاعات ورود و خروج و ارائه گزارشات عملیاتی، موجب شده این سیستم‌ها به یکی از کاربردی‌ترین ابزارهای کمک مدیریتی در واحد مدیریت منابع انسانی تبدیل شود. برای گزارشگیری و پردازش اطلاعات تردد پرسنل، نیاز به خروجی گرفتن صحیح از اطلاعات ثبت‌شده در دستگاه است. در ادامه قصد داریم نحوه تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب را توضیح دهیم.
آیا نحوه خروجی گرفتن از دستگاه‌های حضور و غیاب متفاوت است؟
بله، نحوه خروجی گرفتن از دستگاه‌های حضور و غیاب در مدل‌های مختلف می‌تواند متفاوت باشد. هر دستگاه با توجه به تکنولوژی به کار رفته و قابلیت‌های خاص خود، روش‌های متنوعی برای تخلیه اطلاعات ارائه می‌دهد. برخی از دستگاه‌ها از طریق پورت USB و فلش مموری امکان خروجی‌گیری دارند، در حالی که برخی دیگر از طریق اتصال به شبکه محلی (LAN) یا شبکه بی‌سیم (Wi-Fi) این کار را انجام می‌دهند. همچنین، دستگاه‌های پیشرفته‌تر ممکن است از انتقال اطلاعات به سرورهای ابری پشتیبانی کنند، که هر کدام از این روش‌ها نیاز به تنظیمات و نرم‌افزارهای خاص خود دارند. بنابراین، انتخاب و استفاده از روش مناسب خروجی‌گیری بستگی به مدل دستگاه و نیازهای سازمان دارد.
روش‌های تخلیه دستگاه حضور و غیاب
روش‌های مختلفی برای خروجی گرفتن از اطلاعات دستگاه حضور و غیاب و تخلیه داده‌ها وجود دارد که هر روش مزایا و معایب خود را دارد. همانطور که اشاره شد، انتخاب روش تخلیه اطلاعات بستگی به تکنولوژی بکار رفته و روش‌های قابل پشتیبانی دارد. در ادامه، به بررسی انواع روش‌های خروجی گرفتن از سیستم ساعت زنی و امن‌ترین روش‌ها می‌پردازیم.
۱. استفاده از فلش مموری (پورت USB)
اکثر دستگاه‌های ساعت‌زنی نسل جدید، مجهز به پورت USB هستند. برای خروجی گرفتن از اطلاعات دستگاه، فلش مموری را ( با مشخصاتی که کمپانی ارائه دهنده دستگاه مشخص کرده) به پورت USB تعبیه شده روی دستگاه متصل کنید و با استفاده از گزینه‌های موجود در منوی دستگاه، اقدام به تخلیه اطلاعات کنید. اطلاعات دستگاه به صورت یک فایل به نام attlog.dat بر روی فلش ذخیره می شود. این روش یکی از راحترین و سریعترین روش‌های مورد استفاده برای خروجی گرفتن از اطلاعات دستگاه ساعت زنی است. از مهمترین معایب این روش می‌توان به امکان خراب شدن یا گم شدن فلش مموری و از دست داده اطلاعات اشاره کرد.
توجه: فرمت فلش مورد استفاده باید از نوع FAT۳۲ و حداکثر ظرفیت آن ۱۶ گیگ باشد.
۲. استفاده از پورت LAN و کابل شبکه
از دیگر روش‌های مرسوم برای تخلیه اطلاعات دستگاه، استفاده از کابل شبکه است. به این منظور با استفاده از کابل شبکه، اتصال بین دستگاه حضور و غیاب و سیستم کامپیوتری ( که نرم افزار حضور و غیاب روی آن نصب شده) برقرار کرده و با استفاده از گزینه‌های داخل منو، داده‌های ذخیره شده روی دستگاه به طور مستقیم به نرم افزار منتقل می‌شود. در این روش بهتر است فاصله بین محل نصب دستگاه و سیستم کامپیوتری کم باشد. در بسیاری از سازمان‌ها که سیستم‌ها در شبکه کامپیوتری قرار دارند به راحتی می‌توان از سیستم شبکه سازمان برای برقرای اتصال استفاده کرد. به این منظور دستگاه را به شبکه محلی (LAN) متصل کنید و با استفاده از پروتکل TCP/IP و نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب، اطلاعات را تخلیه کنید.
از مهمترین مزایای این روش می‌توان به انتقال سریع اطلاعات، امکان مشاهده فوری اطلاعات روی کامپیوتر و امنیت بالا اشاره کرد.
۳. با استفاده از WIFI
نسل جدید دستگاه‌های ساعت زنی، مجهز به ماژول وای فای هستند که عملیات خروجی گرفتن اطلاعات دستگاه بدون هرگونه اتصال فیزیکی فراهم کرده است. به این منظور تنها کافی است دستگاه حضور و غیاب و سیستم کامپیوتری (که نرم افزار روی آن نصب است) باید در یک شبکه WIFI قرار گیرند و براحتی از طریق نرم افزار اقدام به تخلیه رکوردهای تردد ذخیره شده روی دستگاه بپردازید.
از مهمترین مزایای آن می‌توان به عدم اتصال فیزیکی و سهولت در فرآیند تخلیه اطلاعات اشاره کرد اما در صورت عدم دسترسی به شبکه WIFI پایدار ممکن است با مشکل مواجه شوید.
۴. اتصال از طریق پورت سریال
یکی از قدیمی ترین روش‌های خروجی گرفتن از رکوردهای تردد ذخیره شده روی دستگاه، از طریق اتصال دستگاه به سیستم کامپیوتری از طریق پورت‌های سریال RST۳۲ یا RS۴۸۵ است. هرچند این روش زمانی محبوبیت زیادی داشته اما امروزه به کلی منسوخ شده و این پورت بر روی دستگاه‌های ساعت زنی تعبیه نمی‌شود.
۵. تکنولوژی کلود
یکی از تکنولوژی مدرن بکار گرفته شده در دستگاه‌های حضور و غیاب، ماژول Cloud است. رکوردهای تردد در دستگاه‌های مجهز به این قابلیت به طور مستقیم بر روی فضای ابری ذخیره می‌شود. هرچند برای استفاده از این قابلیت نیاز به استفاده از نرم افزار حضور غیاب ابری است. از مهمترین مزایای این روش ذخیره مستقیم و دسترسی در لحظه به اطلاعات بر روی نرم افزار است. این روش بهترین گزینه برای سازمان‌هایی با چندین شعبه است. اما برای استفاده از این روش نیاز به سیستم اینترنت پایدار و پر سرعت است.
جدیدترین و امن‌ترین روش تخلیه اطلاعات:
همانطور که اشاره شد، خروجی گرفتن از داده‌های سیستم ساعت زنی از طریق سرور ابری (Cloud) جدیدترین و امن‌ترین روش معرفی شده تا به امروز است. در این روش، دستگاه حضور و غیاب مستقیماً به سرورهای ابری متصل می‌شود و اطلاعات به صورت رمزنگاری‌شده به سرور منتقل می‌شود. استفاده از تکنولوژی ابری می‌تواند بهترین و امن‌ترین روش برای تخلیه اطلاعات از دستگاه‌های حضور و غیاب باشد. این روش همچنین باعث کاهش هزینه‌های نگهداری و افزایش کارایی سیستم‌های مدیریت حضور و غیاب می‌شود.
از مهمترین مزایای این روش می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
دسترسی در لحظه و آسان: با توجه به ذخیره مستقیم و آنی اطلاعات روی نرم افزار مدیریت تردد، امکان دسترسی در هر زمان و مکان به اطلاعات وجود دارد.
امنیت بالا: امنیت سایبری شاخصه کلیدی در نرم افزارهای حضور و غیاب ابری است. با توجه به انتقال اطلاعات به صورت رمزگزاری شده بر روی فضای ابری، استفاده از روش‌های محافظتی برای خنثی کردن حملات هکری و نفوذی بکارگیری رویکرد تدافعی در امنیت سایبری است.
پشتیانی گیری خودکار: با توجه به نحوه ذخیره سازی اطلاعات در بستر کلود، به صورت دوره‌ای و خودکار از اطلاعات سیستم بر روی سرورهای پشتیبان انجام می‌شود.
مدیریت متمرکز: ذخیره سازی اطلاعات در یک فضای متمرکز و به صورت آنلاین
چرا خروجی گرفتن از دستگاه حضور و غیاب مهم است؟
از مهمترین دلایل استفاده از سیستم حضور غیاب، مدیریت و ثبت اطلاعات ورود و خروج پرسنل به منظور محاسبه دقیق ساعات کاری کارکنان است. گزارشگیری دقیق از ساعات کارکرد پرسنل، پایه و اساس محاسبات حقوق و دستمزد است وهر گونه خطا یا نقص در این اطلاعات منجر به افزایش نارضایتی و تحمیل هزینه به سازمان می‌شود. به همین دلیل خروجی گرفتن صحیح از دستگاه حضور و غیاب برای انتقال به سیستم محاسبه حقوق و دستمزد از اهمیت بالایی برخوردار است.
نظر شما