به گزارش بازار، با توجه به مزایایی که شرکت های حسابداری برای اشخاص حقوقی و حقیقی از بابت انجام امور مالی به همراه دارند و آنها را متقاعد می کنند تا انجام امور مالی را به شرکت های خدمات حسابداری بسپارند اما همیشه یک سوال و ابهام در ذهن مدیران شرکت ها و صاحبان کسب و کار وجود دارد و آن این سوال هست که شرکت های خدمات مالی یا نمایندگان آنها تا چه میزان باید به اطلاعات مالی و داخلی آن مجموعه دسترسی داشته باشند؟ در ادامه با توضیحات خود سعی در ارائه پاسخی مناسب به این پرسش خواهیم داشت.
همه ما احتمالا این جمله را بارها شنیده ایم که نقش بخش مالی در هر مجموعه مانند نقش قلب در بدن انسان می باشد یعنی همان گونه که قلب با تلمبه های مداوم وظیفه خون رسانی به کل بدن را از طریق سرخرگ ها و مویرگ ها را بر عهده دارد، واحد مالی هم باید بر اساس کلیه اطلاعاتی که دریافت می کند کارهای طبقه بندی، ثبت و آنالیز اطلاعات را انجام و بازخورد اطلاعات را به کلیه بخش ها برگرداند.
حالا در پاسخ به سوالی که در ابتدا با آن مواجه بودیم یعنی میزان دسترسی شرکت حسابداری به اطلاعات واحد های اقتصادی مثال بالا که در مورد نقش قلب در بدن انسان و تشابه آن با نقش مالی صحبت کردیم ادامه می دهیم که قلب جهت انجام وظیفه حیاتی خود نیاز به در اختیار داشتن کامل ریه ها، کلیه، کبد، سرخرگ ها، سیاهرگ ها و ... می باشد و چنانچه هر کدام از اعضاء بدن انسان وظیفه خود را در قبال قلب به درستی انجام ندهد عملکرد قلب دچار مشکل و سلامت و ادامه حیات انسان در خطر قرار می گیرد. در واقع یک تعامل کاملا دو طرفه بین قلب و این اعضا باید باشد تا انسان بتواند به زندگی خود ادامه دهد.
در مورد نقش بخش مالی هم همین ارتباط بین واحد مالی و کلیه بخش ها یک واحد اقتصادی بر قرار می باشد. همان گونه که سیاهرگ ها خون بدون اکسیژن را به قلب می رسانند و سپس قلب به کمک ریه و به وسیله سرخرگ ها خون پر از اکسیژن را به اعضاء بدن و سلول ها می رساند کلیه واحد ها در یک مجموعه اقتصادی باید اطلاعات را که شامل اطلاعات کالاها، محصولات و خدمات، مشتریان، تامین کنندگان، نحوه و چرخه تسویه حساب با مشتریان و تامین کنندگان، تعهدات در قبال مشتریان مثل ضمانت نامه، حمل کالا و... هستند را به صورت کامل و بدون هیچ کم و کاست در اختیار بخش مالی قرار دهند.
بخش مالی با طبقه بندی، آنالیز، ثبت و تهیه انواع گزارش ها وضعیت مالی و عملکردی و سایر گزارش های مورد نیاز را که دارای دو اصل بموقع و قابل اتکا بودن هست را در اختیار مدیران و سایر بخش ها قرار می دهد. به وسیله اطلاعات تهیه و ارائه شده از سوی واحد مالی تصمیم گیری های لازم از سوی مدیران و پیگیری و اقدامات مورد نیاز نیز از سوی سایر بخش ها مثل تدارکات، انبار، بازرگانی، تولید و غیره صورت می پذیرد.
با توجه به مثال بالا مدیران مجموعه باید بدانند همان گونه که همه اعضاء بدن بدون هیچ گونه کم و کاستی باید در اختیار قلب باشند تا قلب بتواند وظیفه خود را به درستی و کامل انجام دهد، همه ی بخش ها و واحدها هم باید به صورت کامل و با ارائه اطلاعات کامل در اختیار بخش مالی باشند تا بخش مالی بتواند از عهده وظیفه خود بخوبی برآید. هیچ گونه اطلاعاتی نباید از دید واحد مالی پنهان شود چون عدم اشراف کامل به اطلاعات مالی و غیر مالی می تواند بر تهیه و ارائه گزارش های نادرست از سوی واحد مالی اثر گذار باشد.
البته ممکن است بعضی از مدیران بر این عقیده باشند که ممکن است برخی اطلاعات مثل فرمول تولید کالا و محصولات، اطلاعات مشتریان و غیره جزء اسرار شرکت باشد و احتمالا نیازی به ارائه آن به واحد مالی و یا شرکت مالیاتی نباشد. این دسته از مدیران بر این عقیده هستند که ممکن است درز این اطلاعات به رقبا، شرکت و کسب و کار را دچار چالش و مشکلاتی کند. باید خاطر نشان کنیم که به هر میزان که اطلاعات (به هر دلیل) از دید واحد مالی پنهان شود قطعا به همان اندازه یا بیشتر خروجی اطلاعات مالی هم ناقص خواهد بود.
بهترین راه حل جهت رفع نگرانی مدیران از بابت حفاظت از اطلاعات مجموعه های تحت نظارت و کسب وکارشان، رعایت نکاتی مثل قراردادن بند اصل حفاظت و رازداری در قرارداد فی ما بین با ارائه دهنده خدمات مالی است. برای اطلاعات مهمی کارفرما که در اختیار آنها قرار می گیرد، باید توسط ارایه دهنده خدمات مالی اجرای سیستم نظارتی و طبقه بندی و ایجاد سطح دسترسی هر کاربر به اطلاعات انجام شود. برای اطلاعات بیشتر به مقالات حسابداری مراجعه نمایید.
نظر شما