به گزارش بازار، با پیشرفت تکنولوژی شیوه مدیریت و رهبری سازمان ها هم دچار تغییرات بسیار زیادی شده است و امروزه استفاده از نرم افزار BPMS مورد توجه کسب و کارها قرار گرفته است. در این مقاله به معرفی بهترین نرم افزار BPMS پرداخته ایم.
برای مدیریت فرآیند کسب و کار در سازمان ها به صورت اتوماسیون، از برخی پلتفرم ها با عنوان نرم افزار BPMS یا Business Process Management Software استفاده می شود. ما در این مقاله ضمن پاسخ به این سوال که نرم افزار BPMS چیست ویژگی های این نوع پلتفرم ها و مزایای استفاده از آن ها برای سازمان ها را معرفی خواهیم کرد و در ادامه هم ۴ نرم افزار کاربردی BPMS برای مدیریت فرآیند کسب و کارها را به شما عزیزان معرفی خواهیم کرد.
نرم افزار BPMS چیست؟
- نرم افزار BPMS یا Business Process Management Software یک ابزار تخصصی است که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای کسب و کار خود را مدیریت، بهینه سازی و اجرا کنند.
- نرم افزارهای BPMS قابلیت مدیریت و کنترل فرآیندهای کسب و کار را از طریق مدیریت و پیگیری وظایف، انتقال اطلاعات و داده‌ها، ایجاد گزارشات و تحلیل‌های مربوط به فرآیندها فراهم می‌کنند؛ این ابزارها همچنین به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای خود را بهبود بخشیده و بهینه سازی کنند.
- به طور کلی، نرم افزار BPMS ابزاری است که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا بهبود فرآیندهای کسب و کار خود را به صورت کارآمد و موثر انجام دهند و از مزایا و فواید این ابزارها بهره مند شوند.
با توجه به هزینه هایی که یک نرم افزار BPMS می تواند برای سازمان شما به همراه داشته باشد، ممکن است بخواهید از یک نرم افزار مدیریت پروژه رایگان (مقاله جامع وب سایت دوایتیفای در این مورد را مطالعه کنید) استفاده کنید که با مراجعه به لینک قرار داده شده می توانید از لیست این نرم افزارها یک انتخاب مناسب داشته باشید.
ویژگی‌های یک نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار خوب چیست؟
برای شناسایی یک نرم افزار BPMS خوب ابتدا باید با ویژگی‌های این نوع پلتفرم‌ها آشنا باشید که در ادامه این بخش برخی از این ویژگی‌ها را بیان خواهیم کرد:
- اتوماسیون فرآیندها: یک نرم افزار BPMS خوب باید امکان اتوماسیون فرآیندهای مختلف کسب و کار را فراهم کند که این ویژگی شامل ایجاد و مدیریت گردش کارها، انتقال داده‌ها و اطلاعات، و اجرای فرآیندها به صورت خودکار می‌شود.
- مدیریت و پیگیری وظایف: یک نرم افزار BPMS باید امکان مدیریت و پیگیری وظایف مختلف اعضای تیم و دپارتمان‌های مختلف از جمله تخصیص وظایف، پیگیری وضعیت وظایف و گزارش‌دهی را داشته باشد.
- ایجاد گزارشات و تحلیل‌ها: یک نرم افزار BPMS باید قابلیت ایجاد گزارشات دقیق و تحلیل‌های جامعی را فراهم کند تا به شرکت‌ها کمک کند تا عملکرد فرآیندهای خود را اندازه‌گیری و بهبود بخشند.
- انطباق با استانداردها: یک نرم افزار BPMS خوب باید امکان انطباق با استانداردهای مختلف صنعتی و قوانین و مقررات مربوط به حوزه کسب و کار را داشته باشد.
- انتقال داده‌ها و اطلاعات: یک نرم افزار BPMS باید امکان انتقال داده‌ها و اطلاعات بین سیستم‌ها و بخش‌های مختلف سازمان را فراهم کند به طوری که اطلاعات به صورت سریع و دقیق منتقل شوند.
- امنیت و حفاظت اطلاعات: یک نرم افزار BPMS باید امکان ایجاد محافظت و امنیت برای اطلاعات حساس و مهم شرکت را داشته باشد تا از نفوذ و سوء استفاده از اطلاعات جلوگیری کند.
قبل از انتخاب یک پلتفرم برای مدیریت فرآیندهای کسب وکار خود حتما این ویژگی‌ها و خصوصیات را در نظر بگیرید و با بررسی آنها نرم افزار BPMS مناسب را برای سازمان خود شناسایی کنید.
مزایای استفاده از نرم افزارهای BPMS برای سازمان‌ها چیست؟
استفاده از یک نرم افزار BPMS مناسب برای مدیریت فرآیند کسب وکار در سازمان‌ها مزایای فراوانی برای آنها دارد که از جمله آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- بهبود بهره‌وری: استفاده از نرم افزارهای BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای کسب و کار خود را بهبود بخشند و بهره‌وری بیشتری را تجربه کنند؛ این نرم افزارها امکان اتوماسیون فرآیندها و بهبود جریان کار را فراهم می‌کنند.
- کاهش هزینه‌ها: با استفاده از نرم افزارهای BPMS، سازمان‌ها می‌توانند هزینه‌های خود را کاهش دهند که این امر به دلیل بهبود بهره‌وری، کاهش اشتباهات و اتوماسیون فرآیندها اتفاق می‌افتد.
- افزایش شفافیت: نرم افزارهای BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای خود را به صورت شفاف‌تری مدیریت کنند که این موضوع باعث می‌شود که تصمیم‌گیری‌ها مبتنی بر داده و اطلاعات دقیق‌تری انجام شود.
- ارتقای تجربه مشتری: با بهبود فرآیندهای کسب و کار، سازمان‌ها می‌توانند تجربه مشتری را بهبود بخشیده و خدمات بهتری ارائه دهند.
- انعطاف‌پذیری بیشتر: استفاده از نرم افزارهای BPMS به سازمان‌ها انعطاف‌پذیری بیشتری برای مدیریت فرآیندها و تغییرات در سازمان خود می‌دهد.
- پیش‌بینی و بهینه‌سازی: این نرم افزارها امکان پیش‌بینی و بهینه‌سازی فرآیندها را فراهم می‌کنند که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهبودهای مداوم در عملکرد خود داشته باشند.
به طور کلی با استفاده از نرم افزارهای BPMS، سازمان‌ها می‌توانند بهبود چشمگیری در عملکرد و بهره‌وری خود داشته باشند.
معرفی بهترین نرم افزارهای BPMS
با توجه به مزایای جذابی که استفاده از نرم افزارهای BPMS برای سازمان‌ها دارد برنامه های متعددی برای مدیریت فرآیند کسب وکار سازمان‌ها طراحی شده است که در ادامه این بخش برخی از کاربردی ترین آنها را به شما عزیزان معرفی خواهیم کرد:
دوایتیفای
دوایتیفای یکی از پلتفرم‌های ایرانی مطرح برای مدیریت فرآیند کسب وکار در سازمان‌ها است که استفاده از آن مزایا و معایب خود را دارد و در ادامه این بخش برخی از این مزایا و معایب را معرفی خواهیم کرد:
مزایا و امکانات دوایتیفای
استفاده از دوایتیفای برای سازمان‌ها می‌تواند مزایای جذاب زیر را داشته باشد:
- قیمت گذاری: قیمت های منصفانه و ایجاد درگاه ریالی و دلاری
- کیفیت جهانی: رقابت با بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه خارجی
- پلن رایگان: تمامی امکانات این نرم افزار رایگان است؛ فقط برای دسترسی به حجم فراتر از ۵ مگابایت و تعداد اعضای بیش از ۵ نفر نیاز به پرداخت هزینه است.
- مدیریت تیم های دورکار: قابلیت ارتباط و کنترل عملکرد کارمندان
- سیستم های مدیریت متفاوت مثل اجایل، اسکرام و…
- نمایش و ذخیره زمان های آنلاین بودن کارمندان
- امکان اشتراک گذاری صفحه نمایش کارمندان در حال کار برای ادمین ها
- گزارش کار روزانه کارمندان جهت کنترل بهتر تیم و پروژه
- نمایش عملکرد کاربران در بازه های زمانی خاص
- ایجاد ساب تسک های پیشرفته (امکانات زیادی در این بخش است که بهتر است خودتان در پنل ببینید)
- قابلیت در نظر گرفتن زمان شروع و پایان ساب تسک ها که جمع آنها زمان شروع و پایان تسک و در نهایت پروژه را مشخص می کنند.
- در نظر گرفتن مدیر کنترل کیفیت برای ساب تسک ها در راستای تحقق اهداف پروژه
- قابلیت گفتگو اختصاصی برای هر ساب تسک
- مانور روی عملکرد کاربر: در نظر گرفتن نقش و قوانین برای کاربر
- ایجاد چک لیست برای هر تسک و ساب تسک
- تنظیم وضعیت برای هر ساب تسک مثل تاریخ گذشته، در حال انجام، برگشت خورده و کامل شده
- قابلیت برون بری و درون ریزی ساب تسک ها در راستای تعریف ساده روند و کارهای مشابه
- گانت چارت و تقویم در ورژن رایگان
- پشتیبانی از زبان های راست چین که در پنل قابل تنظیم است با فونت مناسب
- آپدیت های منظم که در هر ورژن قابلیت های جدید اضافه می شود
- و …
معایب دوایتیفای
استفاده از سایت Doitify همراه با مزایا و امکانات زیادی است، اما چندین معایب نیز دارد که به شرح زیر است:
- محدودیت‌های نسخه رایگان: با اینکه دوایتیفای تمام امکاناتش را رایگان کرده است اما محدودیت تعداد اعضا و فضای ذخیره سازی دارد. اگر بخواهید بیشتر از ۵ عضو به بورد اضافه کنید و یا فضای ذخیره سازی بیشتر از ۵ مگابات داشته باشید باید بورد را ارتقا دهید.
- نیاز به اتصال به اینترنت: Doitify یک پلتفرم آنلاین است و برای استفاده از آن نیاز به اتصال به اینترنت دارید. اگر دسترسی به اینترنت مشکل دارد، این مسئله ممکن است برای شما مشکل ساز باشد.
نرم افزار CAMUNDA
نرم افزار CAMUNDA یکی دیگر از برنامه های مطرح برای مدیریت فرایند کسب وکار در سازمان‌ها است که استفاده از آن مزایای جذابی دارد که در ادامه این بخش برخی از مزایا و معایب آن را به شما عزیزان معرفی خواهیم کرد.
مزایا CAMUNDA
استفاده از این برنامه کاربردی مزیت‌های خود را دارد که از جمله آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- انعطاف‌پذیری: CAMUNDA یک سیستم BPMS انعطاف‌پذیر است که به سازمان‌ها امکان می‌دهد فرآیندهای کسب و کار خود را به سرعت تغییر دهند و بهبود بخشند.
- اتوماسیون: این نرم افزار قابلیت اتوماسیون فرآیندها را فراهم می‌کند که باعث کاهش خطاها و بهبود بهره‌وری می‌شود.
- پشتیبانی از استاندارد BPMN: این نرم افزار کاربردی از استاندارد BPMN (Business Process Model and Notation) پشتیبانی می‌کند که به کاربران امکان می‌دهد فرآیندهای خود را به صورت گرافیکی مدل‌سازی کنند.
- مدیریت وظایف: این نرم افزار امکان مدیریت وظایف و تخصیص آنها به افراد مختلف را فراهم می‌کند که به بهبود جریان کار کمک می‌کند.
معایب CAMUNDA
این پلتفرم در کنار مزایایی که دارد معایبی هم دارد که از جمله آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- پیچیدگی: CAMUNDA به دلیل امکانات گسترده‌ای که ارائه می‌دهد، ممکن است برای برخی کاربران پیچیده به نظر برسد و نیاز به آموزش داشته باشد.
- نیاز به توسعه‌پذیری: برای استفاده کامل از قابلیت‌های CAMUNDA، ممکن است نیاز به توسعه‌پذیری و سفارشی‌سازی داشته باشد که این کار می‌تواند زمان‌بر و پیچیده باشد.
- هزینه‌های مربوط به پشتیبانی: احتمالاً نیاز به پشتیبانی و آپدیت‌های مرتبط با CAMUNDA وجود داشته باشد که این موضوع ممکن است هزینه‌های اضافی به همراه داشته باشد.
- محدودیت‌های استفاده: این برنامه ممکن است برای برخی فرآیندها و نیازهای خاص، محدودیت‌هایی داشته باشد که این موضوع نیاز به استفاده از نرم افزارهای دیگر را ایجاب کند.
در کل، CAMUNDA یک نرم افزار BPMS قدرتمند است که با امکانات گسترده‌ای که ارائه می‌دهد، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را بهبود بخشند. اما نیاز به آموزش و توسعه‌پذیری ممکن است چالش‌هایی را برای استفاده از آن ایجاد کند.
Bizagi
Bizagi یکی دیگر از پلتفرم‌های محبوب برای مدیریت فرآیند کسب وکار در سازمان‌ها است که استفاده از آن مزایا و معایب خود را دارد که در ادامه مزیت‌ها و معایب آن را بیان خواهیم کرد:
مزایا Bizagi
استفاده از پلتفرم کاربردی Bizagi مزایای زیر را برای سازمان‌ها دارد:
- انعطاف‌پذیری: Bizagi یک نرم افزار BPMS انعطاف‌پذیر است که به سازمان‌ها امکان می‌دهد فرآیندهای کسب و کار خود را به سرعت تغییر دهند و بهبود بخشند.
- اتوماسیون: این نرم افزار قابلیت اتوماسیون فرآیندها را فراهم می‌کند که باعث کاهش خطاها و بهبود بهره‌وری می‌شود.
- مدیریت وظایف: Bizagi امکان مدیریت وظایف و تخصیص آنها به افراد مختلف را فراهم می‌کند که به بهبود جریان کار کمک می‌کند.
- مدل‌سازی گرافیکی: این نرم افزار از استاندارد BPMN (Business Process Model and Notation) پشتیبانی می‌کند که به کاربران امکان می‌دهد فرآیندهای خود را به صورت گرافیکی مدل‌سازی کنند.
معایب Bizagi
Bizagi هم مثل هر نرم افزار دیگری معایبی دارد که از جمله آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- پیچیدگی: Bizagi به دلیل امکانات گسترده‌ای که ارائه می‌دهد، ممکن است برای برخی کاربران پیچیده به نظر برسد و نیاز به آموزش داشته باشد.
- نیاز به توسعه‌پذیری: برای استفاده کامل از قابلیت‌های Bizagi، ممکن است نیاز به توسعه‌پذیری و سفارشی‌سازی داشته باشد که می‌تواند زمان‌بر و پیچیده باشد.
- هزینه‌های مربوط به پشتیبانی: احتمالاً نیاز به پشتیبانی و آپدیت‌های مرتبط با Bizagi وجود داشته باشد که ممکن است هزینه‌های اضافی به همراه داشته باشد.
- محدودیت‌های استفاده: Bizagi ممکن است برای برخی فرآیندها و نیازهای خاص، محدودیت‌هایی داشته باشد که این موضوع نیاز به استفاده از نرم افزارهای دیگر را ایجاب کند.
در کل، Bizagi یک نرم افزار BPMS قدرتمند است که با امکانات گسترده‌ای که ارائه می‌دهد، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را بهبود بخشند. اما نیاز به آموزش و توسعه‌پذیری ممکن است چالش‌هایی را برای استفاده از آن ایجاد کند.
RED HAT
RED HAT یک پلتفرم دیگر برای مدیریت فرآیند کسب وکار برای سازمان‌ها است، که به صورت متن باز یا اصطلاحا OPEN SOURCE به بازار عرضه شده است که در ادامه در مورد مزایا و معایب آن صحبت خواهیم کرد:
مزایای RED HAT
از جمله مزایای مهمی که استفاده از برنامه RED HAT برای سازمان‌ها دارد می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- انعطاف‌پذیری: نرم افزار BPMS RED HAT امکان انعطاف‌پذیری بالا برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار را فراهم می‌کند و به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا به سرعت واکنش نشان دهند و تغییرات لازم را اعمال کنند.
- اتوماسیون: RED HAT BPMS قابلیت اتوماسیون فرآیندها را فراهم می‌کند که باعث افزایش بهره‌وری و کاهش خطاها می‌شود.
- امکان انتقال سریع فرآیندها: برنامه RED HAT به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا فرآیندهای کسب و کار خود را به سرعت تغییر دهند و به سرعت به نیازهای جدید واکنش نشان دهند.
- مدل‌سازی گرافیکی: این نرم افزار از استاندارد BPMN (Business Process Model and Notation) پشتیبانی می‌کند که به کاربران امکان می‌دهد فرآیندهای خود را به صورت گرافیکی مدل‌سازی کنند.
معایب RED HAT
RED HAT هم مثل بقیه نرم افزارها معایبی دارد که در ادامه برخی از این معایب را بیان خواهیم کرد:
- پیچیدگی: RED HAT به دلیل امکانات گسترده‌ای که ارائه می‌دهد، ممکن است برای برخی کاربران پیچیده به نظر برسد و نیاز به آموزش داشته باشد.
- هزینه‌های مربوط به پشتیبانی: احتمالاً نیاز به پشتیبانی و آپدیت‌های مرتبط با RED HAT وجود داشته باشد که ممکن است هزینه‌های اضافی به همراه داشته باشد.
- نیاز به توسعه‌پذیری: برای استفاده کامل از قابلیت‌های برنامه RED HAT ممکن است نیاز به توسعه‌پذیری و سفارشی‌سازی داشته باشد که می‌تواند زمان‌بر و پیچیده باشد.
- محدودیت‌های استفاده: RED HAT ممکن است برای برخی فرآیندها و نیازهای خاص، محدودیت‌هایی داشته باشد که نیاز به استفاده از نرم افزارهای دیگر را ایجاب کند.
در کل، RED HAT BPMS یک نرم افزار قدرتمند است که با امکانات گسترده‌ای که ارائه می‌دهد، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را بهبود بخشند. اما نیاز به آموزش و توسعه‌پذیری ممکن است چالش‌هایی را برای استفاده از آن ایجاد کند.
سخن آخر
نرم افزارهای BPMS برای مدیریت فرآیند کسب و کار در سازمان ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. ما در این محتوا در مورد این که نرم افزار BPMS چیست، چه ویژگی‌هایی دارد و استفاده از آن برای سازمان‌ها چه مزایایی به همراه دارد صحبت کردیم و در ادامه هم ۴ پلتفرم BPMS کاربردی برای مدیریت فرآیند کسب و کار در سازمان‌ها را به شما عزیزان معرفی کردیم و در مورد مزایا و معایب هر یک توضیحاتی دادیم.
نظر شما