به گزارش بازار، سیستم‌های اتوماسیون اداری یا کسب و کار برای موفقیت هر مجموعه بزرگ و کوچکی ضروری هستند. این راهکارها علاوه بر مزایای عمومی آنها، در صنایع و مشاغل مختلف نیز کاربردهای خاص دارند. در این مطلب به معرفی برخی مزایای استفاده از این سیستم‌ها در صنایع غذایی می‌پردازیم و به نمونه‌های موفق آن در ایران اشاره خواهیم کرد.
ویژگی کسب و کارهای صنعت صنایع غذایی
فرآیند تولید غذا و نوشیدنی در صنایع غذایی مانند سایر کسب و کارهای تولیدی بر اساس یک سری مراحل اتفاق می‌افتد. اما آنچه این صنعت را منحصر به فرد می‌کند، نیاز به رعایت مقررات سخت‌گیرانه مربوط به مسائل بهداشتی و ایمنی از جمله تعیین تاریخی به عنوان «تاریخ انقضای مصرف» و شرایط ذخیره‌سازی است. مقررات مربوط به هر مرحله از تولید و فرآوری مواد غذایی به صدها مورد می‌رسد.
در حالی که نرم‌افزارهای اختصاصی مربوط به برنامه‌ریزی، کنترل تولید و کنترل کیفیت بر چالش‌های خاص مربوط به تولید و نظارت بر کیفیت در صنایع غذایی کمک می‌کنند، راهکارهای اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها نیز به این شرکت ها و مجموعه ها امکان می‌دهند تا فرآیند نظارت را با سایر فرآیندهای سازمانی ادغام کرده و مکاتبات مربوط به آنها را خودکارسازی کنند.
مزایای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار برای صنایع غذایی
صنایع تولیدی مستلزم هماهنگی بسیاری از بخش‌ها مانند لجستیک، تولید، کنترل کیفیت، تعمیرات و نگهداری دارایی‌های سازمان و ایمنی هستند. هرچه هماهنگی بین این بخش‌ها و انطباق آنها با مقررات بیشتر باشد، بازگشت سرمایه و سود این کسب و کارها نیز بیشتر خواهد بود. در گذشته، افراد متعددی هر یک از این بخش‌ها را مدیریت می‌کردند که امکان ناهماهنگی یا خطا را بین آنها افزایش می‌داد.
نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها، این مشکل را حل کرده‌اند. برخی از موارد استفاده از این راهکارها در صنایع غذایی عبارتند از:
- پردازش قراردادها و پرداخت: در صنایع غذایی، تعداد زیادی تامین‌کننده و توزیع‌کننده فعالیت می‌کنند که پرداخت‌ها و قراردادهای آنها نیاز به حجم زیادی از کاغذبازی دارد. نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا بتوانند فرآیند انعقاد قرارداد و دریافت و پرداخت‌های مالی را با همکاران تجاری‌شان خودکارسازی کنند و در نتیجه به تسریع و بهینه‌سازی فرآیندهای خود بپردازند.
- آزمایشات محصول: در صنایع غذایی، انجام مداوم آزمایش‌های کیفیت محصول مورد نیاز است. نرم‌افزارهای اتوماسیون با خودکارسازی مکاتبات مربوط به این آزمایشات، امکان تصمیم‌گیری سریع در مورد نتایج آنها و تسریع فرآیندهای دیگری که مربوط به این آزمایشات هستند را فراهم می‌کنند.
- نظارت‌های بهداشتی: حتی فرآیندهایی مانند نظارت بر بهداشت محیط نیز قابلیت خودکارسازی دارد. برای مثال می‌توانید با ایجاد فرآیندی برای ثبت چرخه شستشوی دستگاه‌ها، نظارت بر بهداشت محیط را تسهیل و تسریع کنید.
- نظارت بر تحویل کالا: از ساده‌ترین مزایای استفاده از اتوماسیون در صنایع غذایی نظارت بر تحویل کالاهاست. به طوری که می‌توانید با ایجاد یک گردش کار، سوابق تمام کامیون‌های ورودی و خروجی و محموله آنها را ثبت کنید تا از گم شدن یا سرقت کالاها جلوگیری کنید.
- افزایش همکاری در واحدهای مختلف شرکت: این راهکارها، مدیریت بسیار موثرتری را برای بخش‌های مختلف سازمان که در مکان‌های مختلف قرار دارند، ممکن می‌کند. به طوری که تیم مدیریت به راحتی قادر به تعیین و بررسی وظایف مربوط به هر یک از کاربران در شعب و واحدهای مختلف سازمان خواهد بود.
نمونه‌های موفق اتوماسیون اداری در صنایع غذایی ایران
در ادامه در خصوص کاربرد و دستاوردهای حاصل از به کارگیری نرم افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای شرکت مطرح فراگستر در صنایع غذایی توضیح خواهیم داد. لازم به ذکر است که راهکارهای فراگستر به عنوان شرکت پیشرو در عرصه خدمات اتوماسیون، در برخی از مطرح‌ترین شرکت‌های فعال در صنایع غذایی ایران، مانند درنا، میهن، مینو، نامی‌نو، مزمز، دایتی، دراژه و ... مورد استفاده قرار گرفته است.
گروه کارخانجات صنایع غذایی درنا
درنا یک هلدینگ بزرگ تولید و توزیع مواد غذایی در ایران است که بالغ بر ۱۰۰۰ نفر (مستقیم و غیرمستقیم) در آن مشغول به کار هستند. پیش از استفاده از اتوماسیون اداری، این مجموعه با چالش‌هایی مانند کندی کار در مکاتبات اداری و عدم کیفیت مطلوب در پاسخگویی به درخواست پرسنل یا مشتریان خارج از سازمان رو به رو بود. تاخیر در نامه‌نگاری‌ها باعث کندی فرآیندهای کار شده و یافتن ایرادات را سخت می‌کرد. نداشتن قابلیت‌هایی مانند بایگانی و جستجوی اسناد و کلید واژه‌ها نیز باعث افزایش بوروکراسی می‌شد.
همچنین به دلیل بعد جغرافیایی در صنایع غذایی (پخش سراسری در استان‌های مختلف و سطح تهران) استفاده از یک اتوماسیون برای این مجموعه ضروری بود. آنها به دنبال راهکاری بودند که هر شخصی با هر سوادی به راحتی بتواند با آن ارتباط برقرار کند و استفاده از آن برای عموم پرسنل راحت باشد. آنها همچنین احتیاج به یک سیستم یکپارچه داشتند که هم در بخش مکاتبات اداری و درون سازمانی به آنها کمک کند و هم در خودکارسازی و مدیریت فرآیندها، پاسخگوی نیاز واحدهای سازمان (اعم از اداری، منابع انسانی، تولید یا فروش) باشد.
این مجموعه، در نهایت پس از چندین سال بررسی سیستم‌های خارجی و داخلی، هم برای BPMS و هم برای اتوماسیون اداری، اتوماسیون فراگستر را انتخاب کردند.
آنها دبیرخانه‌های زیادی داشتند که نرم‌افزار فراگستر به راحتی در تمامی این بخش‌ها با کمترین زمان و به راحتی راه اندازی شد. در حال حاضر، این هلدینگ از نرم‌افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار دبیرخانه فراگستر برای مکاتبات اداری (مکاتبات با عاملین و نمایندگان) و از قابلیت BPMS برای خودکارسازی فرآیندهای داخلی در قسمت‌های اداری، تولید و فروش اسنفاده می‌کند. شرکت فراگستر بهترین راهکارهای اتوماسیون گردش مکاتبات و BPMS را با هم برای این مجموعه ارائه داد.
گروه صنعتی نامی‌نو
گروه صنعتی نامی‌نو، شرکتی فعال در صنعت مواد غذایی با حدود ۲۰۰۰ پرسنل است که به تولید غذای آماده و نیمه‌آماده می‌پردازد و محصولات آن نیز صادر می‌شود. نامی‌نو در حوزه سلامت و حمایت از بیماران تالاسمی نیز فعالیت دارد. این مجموعه با توجه به حجم بالای نامه‌نگاری‌های اداری و پراکندگی جغرافیایی واحدهای فروش و عاملین سازمان، به دنبال راهکاری برای اتوماسیون بود که سبک بوده و حتما از اپلیکیشن موبایل برخوردار باشد. آنها همچنین انتظار داشتند که این راهکار کاربرپسند بوده و نرم‌افزار آن محیط کاربری راحتی را برای کاربران فراهم کند تا پیاده‌سازی آن در سازمان به راحتی صورت بپذیرد. امنیت بالای سیستم هم از خصوصیات مدنظر این سازمان بود.
این مجموعه با توجه به نیاز به نرم‌افزاری جامع که بتواند باعث حذف استفاده از کاغذ در سازمان شود، نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر را انتخاب کرد. این نرم‌افزار با استفاده از قابلیت چندسازمانی به آنها اجازه داد تا در شعبه‌های متعدد خود و با استفاده از دیتاسنتر نامی‌نو از راهکار اتوماسیون فراگستر استفاده کنند.
پس از شروع اتوماسیون، تنها در هفته اول استفاده از حدود ۲۰۰۰ برگ کاغذ مربوط به مرخصی و ماموریت در این سازمان حذف شد. در حال حاضر حدود ۲۰۰ نفر از پرسنل این مجموعه از نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر استفاده می‌کنند و تمام فرآیندهای ثبت اسناد، سفارشات، توزیع بار و همه مواردی که در حوزه صنعت و غذا مرسوم است توسط اتوماسیون انجام می‌شود. همچنین با توجه به استفاده از سرورهای داخلی، امکان دستیابی به سرعت مطلوب نیز برای آنها فراهم آمده است و امکان پشتیبانی مستقیم از سرورهای سازمان را دارند.
نظر شما