اهمیت مدیریت دانش در سازمانهای خصوصی و دولتی

به گزارش بازار، ما در جهان تغییرات روز افزون زندگی می کنیم. جهانی که به سمت تکنولوژی و گسترش فناوری اطلاعات در حرکت است. فراگیری این تغییرات با سرعت بالا در سازمانها و شرکتها باعث بروز چالش هایی شده است. البته این چالش ها فرصتهایی برای پیشرفت فراروی سازمانهای خصوصی و دولتی قرار داده است. سازمان های خصوصی و دولتی برای آنکه بتوانند با این تغییرات خود را همگام کنند، مستلزم آن هستند تا متغییر این پیشرفت را در سازمان گسترش دهند و از آن مراقبت کنند. تحقیقاتی که در دانشگاه میشیگان انجام شده، نشان می دهد که دانش متغیر رشد و عامل بقا در جریان تخصصی تر شدن شرکت ها است. این دارایی را باید محافظت کرد و برای آنکه بتوان در بازار رقابتی و بین المللی پیروز شد، آن را رشد داد و به روز کرد. مدیریت دانش، تکنیکی است که سازمانهای دولتی و خصوصی را با توجه با ماهیتشان برای حفظ و بکارگیری صحیح دانش یاری می کند.

در ادامه به اهمیت مدیریت دانش در سازمانهای دولتی و خصوصی می پردازیم.

مدیریت دانش چیست؟

به بیان ساده می توان گفت مدیریت دانش فعالیتی است تا اطلاعات و دانش موجود در سازمان را حفظ، طبقه بندی، اشتراک گذاری، به کارگیری و در نهایت ارزیابی کرد. دانش ضمنی و آشکاری که در سازمان به صورت پراکنده وجود دارد تمامی اطلاعات هویتی سازمان هستند. مدیریت دانش از طریق روشهای متعدد دانش ضمنی که در ذهن کارکنان هست را بایگانی می کند و از آن محافظت می کند. نتیجه تحقیق به ما نشان می دهد که یک کارمند در سال حدود ۲۶ روز کاری را صرف جستجوی اطلاعاتی می کند که قبلا توسط همکار دیگری جمع آوری شده است. به همین دلیل مدیریت دانش اطلاعات ملموسی که قابل دسترسی است را دسته بندی می کند تا در دسترس همه باشد.

"مدیریت دانش فلسفه ای است کهنه اما نو ظهور برای تحقق اهداف کلان سازمانها و شرکتها"

وضعیت در سازمانهای خصوصی و دولتی چگونه است؟

سازمانها همواره در حال یافتن راهی برای افزایش بهره وری و پیشی گرفتن از رقبا هستند. از سال ۱۹۹۰، دانش و مدیریت دانش به موضوعی مهم و حیاتی در سازمان ها تبدیل شده است. اما بدان علت که با ضرورت این موضوع آشنا نیستند با سرعت کمی این کار را پیاده سازی می کنند. این سرعت در بخش خصوصی بیشتر است. هرچند بخش دولتی پیرو پیشرفتها هستند، اما بسیار کند عمل می کنند.

به طور خلاصه میتوان گفت بخش خصوصی به دلیل متحمل شدن هزینه های زیاد برای به دست آوردن دانش، حفظ، بکارگیری و کسب مزیت رقابتی از مدیریت دانش استفاده می کند. اما متاسفانه در سازمان های دولتی به تازگی به اهمیت مدیریت دانش در سیاست گذاری ها و ارائه خدمات به مردم آگاه شده اند و در برخی از بخش ها در دستور کار قرار رفته داده شده است.

"مدیریت دانش مختص سازمانها نیست بلکه تمامی کسب و کارها برای موفقیت باید از آن استفاده کنند"

دلایل ضرورت مدیریت دانش در شرکت های خصوصی چیست؟

شرکتهای خصوصی همواره در تلاش اند تا بتوانند در عرصه های رقابتی از رقبا پیشی بگیرند و در اقتصاد دانش محور که از پیشرفت های روزافزون فناوری اطلاعات و ارتباطات جهانی نشات گرفته است، باقی بمانند. از این رو بخش خصوصی برای حفظ منابع و منافع خود در جریان پیشرفت به مدیریت و حفظ دانش نیاز دارند. دلایل دیگری ضرورت این تکنیک را بیشتر می کند که در زیر به آنها اشاره می کنیم:

• کتاب critical knowledge transfer نتیجه یک نظرسنجی را نشان می دهد که هزینه های مربوط به از دست دادن دانش یک نیروی کلیدی می تواند از ۳۰۰، ۰۰۰ دلار تا ۱، ۰۰۰، ۰۰۰ برسد. از دست دادن کارمند کلیدی باعث فلج شرکت می شود.
• قدیمی بودن مهارت و تخصص کارمندان باعث حذف شرکت از گردونه رقابت و بالا رفتن نرخ خروج کارکنان می شود. تحقیقات نشان می دهد ۳.۳۵ درصد تخصص و مهارتی که در سال ۲۰۲۰ برای کارمندان لازم است قدیمی شده اند.
• خلاقیت و نو آوری در سازماهای خصوصی برای حفظ بقا و پاسخگویی نیاز مشتریان، از حیاتی ترین نیاز سازمان است.
• نگه داشتن اطلاعات مهم همیشه چالش ساز است. برخی از تیم ها اطلاعات را برای خودشان نگه می دارند. برخی از کارکنان تجربه و تخصصی که کسب کرده اند را با کسی به اشتراک نمی گذارد. این موضوع باعث مشکلات زیادی در سازمان می شود.
• حفظ منابع مالی و دارایی های دانشی سازمان برای حفظ بقا شرکت ها الزامی است
• دیده شدن در بازارها و رقابت با شرکت های همپا، نیازمند توانمند سازی کارکنان و افزایش سطح دانش در سازمان است.
• زمانی که یک کارمند جدید وارد سازمان می شود، هزینه بسیار زیادی صرف آموزش آن می شود. همچنین زمان زیادی از دست می رود تا عضو جدید بتواند وارد خط اصلی کار شود.
• جلوگیری از هدر رفتن هزینه های انجام شده برای کسب دانش و مهارت و حفظ منابع مالی و علمی موجود.
• همگام سازی شرکت با دانش های نو و متد های به روز جهانی

دلایل ضرورت مدیریت دانش در سازمانهای دولتی چیست؟

سازمانهای دولتی به آن دلیل که یکی از بازوهای اجرایی دولت در کشورها هستند، بسیار مهم است در مواجهه با اقتصاد دانشی برنامه مدون داشته باشند. سازمان های دولتی به دلیل آنکه وابسته با دولت هستند کمتر خود را در معرض خطر و رقابت می دانند. اما واقعیت این است که شرکتهای دولتی در عرصه های بین الملی و سازمانهای همرده در کشور های دیگر و با شرکتهای بخش خصوصی در رقابت هستند. و برای باقی ماندن در گردونه رقابت توجه کمی به مدیریت دانش و مدیریت دانش داشته دارند.

تغییرات دانش محور در سازمان های دولتی بسیار حساس است زیرا نتایج آن تاثیر مستقیمی بر زندگی مردم دارد. مدیریت دانش علاوه بر دستاوردهایی که دارد کمک به حفظ سرمایه های ملی می کند. علاوه بر دلایل بیان شده، موارد دیگری نیز وجود دارد که به آنها اشاره می شود:

• سازمان های دولتی جهت عملکرد مطلوب و جلب رضایت مردم، همواره باید دانش موجود را مدیریت کنند تا بتوانند فرایند ها را اثربخش تر کنند.
• با بالا رفتن تجربه یک کارمند، توقع آن نیز از سازمان بالا می رود، بسیار مهم است پیش از به وجود آمدن این مشکل، دانش کارمندان در پایگاه داده ای ثبت شود.
• کارمندان پس از بازنشستگی تمامی تجربیات چند ساله خود را از سازمان خارج می کنند. سازمان های دولتی باید قبل از خروج کارمندان تجربیاتشان را به کارمندان دیگر منتقل کنند.
• به دلیل آنکه کارکنان دولتی خود را در رقابت احساس نمی کنند، تلاشی برای افزایش دانش نمی کنند و عمدتا دانش قدیمی دارند.
• بسیاری از مشکلات در سازمان تکراری هستند و راه حل آن نیز توسط فرد دیگری پیدا شده است، اما بقیه کارمندان پاسخ را نمیدانند. بنا بر گزارش International Data Corporation (IDC)، پانصد شرکت برتر دنیا سالانه ۳۱.۵ میلیارد دلار بدلیل ناتوانی در به اشتراک گذاری صحیح اطلاعات و دانش سازمان ضرر می کنند.

نرم افزار مدیریت دانش

نرم افزار مدیریت دانش یکی از بهترین ابزارها برای پیاده سازی مدیریت دانش در سازمان است. نرم افزار مدیریت دانش با امکاناتی که در اختیار سازمان می گذارد، کمک می کند به صورت اصولی و بر اساس استاندار ۳۰۴۰۱:۲۰۱۸ ISO دانش در سازمان را ثبت، دسته بندی، اشتراک و باکار گرفت.

برای آنکه درباره نرم افزار مدیریت دانش و نحوه پیاده سازی آن آشنا شوید وارد صفحه نرم افزار مدیریت دانش پندار شوید.

منبع : datiss.net